• Jeśli termin płatności faktury, rachunku lub innego dokumentu jest krótszy niż 60 dni i podatnik nie zapłaci w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, ma on obowiązek zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów
• Jeżeli termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie została ona uregulowana w tym terminie.

Zmniejszenia, kosztów uzyskania przychodów dokonuje się w miesiącu, w którym upływa termin określony w tych przepisach.
Natomiast potem na podstawie art 15b ust 4 updop, jeżeli po dokonaniu zmniejszenia, zobowiązanie zostanie uregulowane, to podatnik w miesiącu, w którym uregulował zobowiązanie, zwiększa koszty uzyskania przychodów o kwotę dokonanego zmniejszenia.

Nie ma tu słowa o księgowaniu, – choć trzeba tę korektę uwzględnić w księgach rachunkowych, bo są one podstawą do ustalania podstawy opodatkowania zgodnie z art 9 ust 1 updop. Najwygodniej wprowadzić konta pozabilansowe albo dokonywać przeksięgowań miedzy kontami analitycznymi

Przykład
Podatnik otrzymał fakturę ze 110 dniowym terminem płatności, który upływa 12 maja 2013. Faktura dotyczy działalności podatnika i kwota netto dotycząca usług reklamowych wynikająca z niej została w dacie wystawienia tej faktury zaliczona do kosztów podatkowych
Zatem jeśli podatnik nie zapłaci do 23 kwietnia wystąpi u niego obowiązek zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu zaliczki za kwiecień. Nie będzie musiał dokonać takiego zmniejszenia, jeśli do końca kwietnia zapłaci za te fakturę.
Podatnik skorzysta z kredytu kupieckiego, jaki dał mu sprzedawca i płaci za fakturę w terminie z niej wynikającym, czyli 12 maja

• W kwietniu należy pomniejszyć koszty uzyskania przychodów o kwotę wynikająca z nieuregulowanej faktury
• W maju należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę uprzednio wycofaną

Jeśli przyjął on założenie, że wprowadził konta analityczne to księgowania będą następujące
Faktura
Wn Rozliczenie zakupu 15.000
Wn VAT naliczony 3450
Ma Rozrachunki z dostawcami 18450

Zarachowanie w koszty w lutym
Wn Usługi obce – reklama KUP 15000
Ma Rozliczenie zakupu 15000

W kwietniu z powodu braku zapłaty w terminie 60 dni od dnia zarachowania w koszty na podstawie polecenia księgowania
Wn Usługi obce – reklama NKUP 15000
Ma Usługi obce – reklama KUP 15000

W maju na podstawie polecenia księgowania sporządzonego po zapłacie faktury
Wn Usługi obce – reklama KUP 15000
Ma Usługi obce – reklama nKUP 15000

Takie księgowania można robić przy malej ilości faktur. W praktyce wygodniejsze jest sporządzanie zestawień i zbiorczo przenoszenie między kosztami niepodatkowymi a podatkowymi