Odpowiadając na pytania Czytelnika należy zwrócić uwagę, iż stosownie do §17 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF). Jeżeli księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe rozliczenia z budżetem, nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Natomiast na mocy art. 22 ust. 6 ustawy o PDOF w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, jeżeli księgi te są stale prowadzone w sposób umożliwiający w każdym roku podatkowym wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego, ma zastosowanie zasada określona w ust. 5. Zgodnie z tą zasadą, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącane także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

W świetle powyższego, z podatkowego punktu widzenia wszelkie koszty odnoszące się do roku 2010 powinny zostać uwzględnione w rozliczeniu za ten rok. W przypadku faktur wystawionych w roku 2011, a dotyczących kosztów roku 2010, jeżeli możliwe jest ich zarachowanie przed końcem roku 2010 (czyli są znane co do rodzaju i kwoty; kwota może wynikać np. z umowy), wydatki te powinny również zostać uwzględnione w rozliczeniu za rok 2010. Odzwierciedleniem powyższych zasad będą odpowiednie zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeżeli, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, zapisy te będą jednocześnie musiały zostać dokonane w księgach rachunkowych, należy pamiętać, iż dla celów podatkowych wydatki uwzględnione w rozliczeniu za rok 2010 nie będą kosztami uzyskania przychodów roku 2011.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż na mocy art. 24a ust. 5 ustawy o PDOF, jeżeli podatnik chce prowadzić księgi rachunkowe, a nie jest do tego zobowiązany ze względu na wysokość przychodów, ma on obowiązek zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym przed rozpoczęciem roku podatkowego.