Dla zapewnienia autentyczności i integralności nie będą już konieczne podpis elektroniczny lub system EDI, projekt rozporządzenia nie wyjaśnia jednak jakie inne metody mogą być stosowane. W naszej ocenie, wystarczającym dla spełnienia tego warunku będzie przyjęcie w przedsiębiorstwie procedur obejmujących weryfikację tożsamości nadawców faktur elektronicznych, prawidłowość danych zawartych w otrzymanych fakturach, bezpieczeństwo obiegu i przechowywania faktur, a także wprowadzenie cyklicznych audytów poprawności funkcjonowania tych procedur. Co do zasady natomiast, chcąc zapewnić autentyczność i integralność treści faktur podatnik będzie zobowiązany do powiązania otrzymywanych elektronicznie faktur z konkretnymi dostawami towarów bądź usług, precyzyjnego określenia wystawcy faktury poprzez wprowadzone procedury biznesowe (np. określenie z jakiego adresu i na jaki adres faktury winny być wysyłane), a także do zapewnienia, że faktury przesyłane są w formacie nieedytowalnym.
Inną pozytywną zmianą jest umożliwienie przechowywania faktur wysyłanych i otrzymanych drogą elektroniczną w dowolny sposób, który również gwarantować musi zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, a także ich łatwe odszukanie. W praktyce nowe regulacje będą zatem umożliwiały swobodną konwersję miedzy fakturami papierowymi i elektronicznymi. Ujmując to w nieco inny sposób, w zasadzie nastąpi odejście od podziału faktur na papierowe i elektroniczne, a każda faktura będzie mogła być dowolnie wystawiana, przesyłana oraz przechowywana w formie bądź to papierowej bądź elektronicznej.
Istotnym uproszczeniem będzie także odejście od obowiązku wystawiania w formie elektronicznej korekt oraz duplikatów do przesłanych w ten sposób faktur pierwotnych. Pozytywnie należy też ocenić, rezygnację z obowiązku umieszczania na fakturze określenia czy jest to „oryginał” czy „kopia”, co dotyczyć ma wszystkich rodzajów faktur.
Nowe rozporządzenie powinno przyczynić się do upowszechnienia przesyłania faktur w formie elektronicznej. W praktyce pozwoli to wielu podatnikom ograniczyć koszy związane z wysyłaniem, drukowaniem oraz archiwizowaniem dokumentów papierowych. Zapis elektroniczny powinien uprościć także wyszukiwanie konkretnych dokumentów oraz przenoszenie danych z faktur do systemów finansowo-księgowych. Jedyne co zasługuje na słowo krytyki to fakt, iż przygotowując projekt rozporządzenia Ministerstwo Finansów w istotnej mierze powieliło dyrektywę, nie wprowadzając żadnych przepisów, które mogłyby służyć wyjaśnieniu wielu wątpliwości, które pojawią się po stronie podatników. Nie jest bowiem jasne co należy rozumieć np. przez obowiązek zapewnienia bezzwłocznego poboru lub dostępu do faktur organom podatkowym.
- Faktury elektroniczne już w przyszłym roku, część 1
- Faktury elektroniczne już w przyszłym roku, część 2
