Ustawa o rachunkowości określa (art. 35b.), że odpisu aktualizującego należności dokonujemy np. w przypadku postawienia dłużnika w stan likwidacji i upadłości lub w przypadku należności spornych. Dla należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców dokonujemy odpisu aktualizującego w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.
Odpisy na należności tworzone są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych. W sytuacji, gdy należności na które zostały dokonane odpisy zostaną przez dłużnika spłacone należy dany odpis rozwiązać. Dokonuje się tego w korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi lub przychodami finansowymi.
Natomiast jeśli dojdzie do uznania przez komornika, sąd lub w przypadku innych okoliczności, danej należności za nieściągalna, wówczas należy zaksięgować wykorzystanie odpisu aktualizujące (Wn konto odpisu aktualizującego, Ma konto należności) lub ewentualnie ją umorzyć, a odpis jej dotyczący rozwiązać (rozwiązanie odpisu – przychody, wyksięgowanie należności – koszty). Jeśli odpis był tworzony na wartość brutto, wówczas nie będzie to miało wpływu na wynik finansowy. Jeśli natomiast odpis utworzono tylko do kwoty netto, wówczas wynik zostaje obniżony o wartość podatku VAT.
Z punktu widzenia prawa podatkowego istotne staje się uznanie tworzonych odpisów lub ich rozwiązywanie za koszt uzyskania przychodu lub przychód podlegający opodatkowaniu.
Zgodnie z przepisami podatkowymi odpisy tworzone na przeterminowane należności nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Wyjątki stanowią sytuacje określone w art. 16 ust. 1 pkt 25, 26a ustawy o PDOP oraz art. 23 ust 1 pkt 20, 21 ustawy o PDOF mówiące o sytuacji gdy należność była wcześniej uznana za przychód należny (w przypadku jednostek gospodarczych jest tak praktycznie zawsze), a nieściągalność została udokumentowana na przykład prawomocnymi postanowieniami sądu lub postanowieniem o nieściągalności uznanym przez wierzyciela. Wówczas odpis może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, jednak tylko do wartości odpowiadającej uznanym wcześniej przychodom, czyli wartości netto.
Do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można także wszelkie poniesione wydatki, które związane są z egzekwowaniem przeterminowanej należności, ponieważ stanowią one wydatki ponoszone w celu uzyskania przychodu.
Rozwiązanie odpisów podobnie jak w podejściu księgowym, stanowić będzie przychód w momencie ustania przyczyny utworzenia odpisu. Powinien być on wliczony do podstawy opodatkowania w wysokości, w której wcześniej tworzony odpis był uznany za koszt uzyskania przychodu, o czym mówią art. 12 ust. 1 pkt 4d i e ustawy o PDOP oraz art. 14 ust 2 pkt 7c ustawy o PDOF.
zobacz również:
oraz szkolenie:
