W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji, co roku to przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej jest odpowiedzialny za wskazanie członków zespołów spisowych. Zespoły te są z reguły 2-osobowe; przy spisie powinna być osoba odpowiedzialna materialnie za powierzone mienie, która nie wchodzi w skład zespołu spisowego, np. sprzedawca w sklepie, magazynier w magazynie, kasjer w przypadku kasy.

Do zadań zespołu spisowego należy przede wszystkim:

– Pobranie przed rozpoczęciem spisu z natury oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej oraz oświadczeń o przekazaniu dokumentacji dotyczącej ewidencji,
– Dokonywanie spisów z natury wszystkich składników majątku znajdujących się na polu spisowym, na którym przeprowadza się inwentaryzację,
– Prawidłowa obsługa i zabezpieczenie terminala celem dokonania inwentaryzacji poprzez odczyt kodów kreskowych z oznakowanych środków trwałych i wyposażenia,
– Ustalanie, czy sposób zabezpieczenia mienia podlegającego spisowi jest właściwy,
– Ustalenie, czy wśród spisywanych środków materialnych występują zapasy zbędne lub nadmierne,
– Przeprowadzenie transmisji danych zgromadzonych w terminalu do tabeli danych inwentaryzacyjnych i wydruk arkuszy spisów z natury (raportów),
– Sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych spisów, zawierających informacje o inwentaryzowanych składnikach majątkowych, zabezpieczeniach oraz wszelkich nieprawidłowościach,
– Rozliczenie się z pobranych arkuszy spisowych.

Zespól spisowy powinien sporządzić także sprawozdanie z przebiegu przeprowadzonego spisu. Poniżej przedstawiamy przykład takiego sprawozdania.

Przykłady takie można znaleźć także w zakładce WZORY I ANALIZY: