W praktyce dość często są ponoszone koszty związane z funkcjonowaniem Rady Nadzorczej w tym np. koszty dotyczące spotkań jej członków z pracownikami.
Zgodnie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Z kolei stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Zaznaczyć jednak trzeba i jak zostało między innymi podkreślone w interpretacji indywidualnej
wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 15 marca 2013 r. (Sygnatura IPTPB3/423-418/12-6/GG) „ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin „reprezentacja”, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”. Powyższe odnosi się także do terminu „reprezentacja” użytego w cyt. wyżej art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. „
W związku z tym wydatki na wszelkiego tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Jeśli jednak są to wydatki na zakup: szklanek, cukru, ciastek, mandarynek, mydła w związku z związku ze spotkaniem Rady Nadzorczej z Zarządem Spółki i jej pracownikami o ile w posiedzeniach Rady Nadzorczej nie uczestniczą kontrahenci, wydatki poniesione przez Spółkę na organizację przedmiotowych posiedzeń, nie będą posiadały charakteru reprezentacyjnego, a tym samym nie będą podlegały ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów, wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.
Dodać należy iż z art. 16 ust.1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowego od osób prawnych, nie wynika wykluczenie z kosztów podatkowych wydatków na rzecz obsługi organów nadzorczych, które to wydatki należy uznać za związane z funkcjonowaniem samej jednostki. Wydatki ponoszone przez Spółkę na obsługę posiedzeń Rady Nadzorczej nie mają charakteru osobowego, lecz związane są z funkcjonowaniem obligatoryjnych organów Spółki. Ich zaliczenie do kosztów podatkowych uwarunkowane jest więc spełnieniem ogólnej reguły art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przy braku zaistnienia przesłanek wykluczenia z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
A zatem koszty spotkań członków Rady Nadzorczej także Zarządem i pracownikami powinny być zaksięgowane na podstawie dokumentów źródłowych
- Wn Rozliczenie zakupu
- Wn VAT naliczony
- Ma Rozrachunki z dostawcami
A następnie rozliczone w koszty
- Wn Zużycie materiałów ew Pozostałe koszty rodzajowe ( koszty uzyskania przychodów)
- Ma Rozliczenie kosztów
I jeśli jednostka prowadzi układ kalkulacyjny kosztów
- Wn Koszty zarządu
- Ma Rozliczenie kosztów
