Do pełnienia tej funkcji może zostać powołana dowolna osoba: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie będącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną. Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie konstrukcji, zgodnie z którą nie ma wymogu aby administratorem hipoteki musiał być jeden z wierzycieli, których wierzytelności podlegają zabezpieczeniu hipoteką.

Dopuszczalne jest powierzenie tej funkcji osobie trzeciej (odmienne rozwiązanie zostało wprowadzone w przypadku administratora zastawu, którym może być tylko i wyłącznie jeden z wierzycieli). W sytuacji, w której powołany administrator jest równocześnie jednym z wierzycieli, występuje on w dwóch rolach: po pierwsze w zakresie zabezpieczonych wierzytelności, które należą do majątku administratora, działa w imieniu własnym i na własną rzecz. Po drugie w zakresie zabezpieczonych wierzytelności, które należą do majątków innych osób, administrator działa w imieniu własnym ale na rzecz tych osób. Należy podkreślić, że administrator hipoteki nie jest pełnomocnikiem zabezpieczonych wierzycieli. Nie występuje on bowiem w ich imieniu, lecz w imieniu własnym.

Zgodnie z art. 68²  ust.1 i 2 u. k. w. h. administrator hipoteki zostaje powołany  przez wierzycieli na podstawie umowy, która dla swej ważności wymaga zwykłej formy pisemnej. Charakter umowy ustanawiającej administratora hipoteki nie został wprost przesądzony, choć ustęp trzeci wyżej podanego artykułu sugeruje, że chodzi tutaj o ustanowienie zastępcy pośredniego wierzycieli, który dokonuje czynności prawnych we własnym imieniu, ale wywołujących skutek w sferze prawnej wierzycieli, na ich rzecz. Podkreśla się, że owo upoważnienie dokonane na rzecz administratora jest koniecznym elementem umowy powołującej administratora, chociaż ze względu na treść ust. trzeciego może ono zostać wyrażone w sposób dorozumiany. Do umowy administratorskiej zastosowanie będą miały regulacje odnoszące się do umowy zlecenia (art. 734 i n. k.c.). Z uwagi na fakt, że administrator jest zastępcą pośrednim, umowa powołująca administratora nie zawiera pełnomocnictwa dla administratora do czynności prawnych dotyczących hipoteki, jednakże stosownie do okoliczności wierzyciele mogą takiego pełnomocnictwa udzielić. Podstawę umowy ustanawiającej administratora, oprócz upoważnienia, będą stanowić także zobowiązania. Po pierwsze zobowiązanie wierzycieli do zapłaty wynagrodzenia z tytułu zarządzania hipoteką przez administratora (jeżeli umowa administratorska ma charakter umowy odpłatnej), a po drugie zobowiązanie administratora do zawarcia umowy ustanawiającej hipotekę na zabezpieczenie wierzytelności przysługującej zastępowanym wierzycielom. Umowa powołująca administratora jest umową dwustronną. Po stronie administratora mamy do czynienia z wielością zobowiązań, ponieważ zobowiązuje się on względem każdego z wierzycieli, że ustanowi w celu zabezpieczenia przysługujących im wierzytelności jedną hipotekę. Ze względu na występujący po stronie administratora niepodzielny charakter świadczenia, należy stanąć na stanowisku, że wierzyciele odpowiadają względem administratora jak dłużnicy solidarni za przyznane mu w umowie wynagrodzenie. Teoretycznie można sobie wyobrazić sytuację, w której administrator zawiera odrębne umowy z poszczególnymi wierzycielami, jednakże jest to rozwiązanie bardzo niepraktyczne, dlatego też należy przypuszczać, że podmioty te nie zdecydują się na jego zastosowanie.

Kolejnym elementem składającym się na treść umowy powołującej administratora hipoteki jest określenie wierzytelności lub stosunków prawnych, z których wynikają lub powstaną w przyszłości wierzytelności, które zostaną zabezpieczone hipoteką na rzecz administratora. Ważnym aspektem jest fakt, że w umowie powołującej administratora nie ma potrzeby opisywania przedsięwzięcia, na realizację którego dłużnik zaciągnął zobowiązania pieniężne. Konieczność jego określenia powstaje dopiero na gruncie umowy ustanawiającej hipotekę i dopiero na tym etapie skutecznie powołany administrator będzie musiał wykazać, że ustanawiana hipoteka ma służyć zabezpieczeniu poszczególnych wierzytelności. Chociaż  w praktyce bardzo często będziemy mieli do czynienia z sytuacją, gdzie przedstawienie  przedsięwzięcia będzie stanowiło załącznik do umowy o powołaniu administratora hipoteki, to należy podkreślić, że nie jest to przesłanka ważności tej umowy. Warto także  zauważyć, że podnosi się, że art. 68² u. k. w. h. jest źródłem normy kompetencyjnej dla wierzycieli do powołania administratora, ale w tej mierze nie nakłada na nich żadnego obowiązku, wbrew stanowczemu sformułowaniu, że „wierzyciele powołują administratora hipoteki”. Jeżeli zatem nie chcą oni skorzystać z przysługującej im kompetencji, mogą postanowić, że ich wierzytelności będą zabezpieczone na zasadach ogólnych, tj. osobnymi hipotekami na imię  poszczególnych wierzycieli.

Ważnym zagadnieniem jest fakt, że instytucja administratora hipoteki nie ma zastosowania  do hipotek przymusowych oraz ustawowych.