Z treści tych przepisów nie wynika aby jedyną dopuszczalną formą faktury była tradycyjna forma papierowa. Mimo to, aż do momentu wprowadzenia w 2005 r. rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych³, organy podatkowe powszechnie akceptowały jako prawidłowy dokument potwierdzający sprzedaż, a także dający prawo do odliczenia VAT naliczonego, jedynie faktury sporządzone w formie papierowej.

Wyżej wspomniane rozporządzenie dopuściło możliwość wystawiania, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej. W praktyce jednak, aby stosować faktury elektroniczne podatnicy muszą przestrzegać wielu formalistycznych wymogów. W rezultacie, mimo iż od wprowadzenia rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych minęło już ponad 5 lat, do dziś faktury te nie cieszą się dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców.

Mała popularność faktur elektronicznych wynika, przede wszystkim, z obowiązku zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia oraz integralności za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub poprzez stosowanie systemu wymiany danych elektronicznych (EDI).

Znaczne utrudnienia dla podatników wynikają także z § 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zgodnie z którym faktury korygujące do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Problem w tym, że oprogramowanie dostępne na polskim rynku rzadko jest na tyle funkcjonalne, by można było wystawiać korekty faktur w formie elektronicznej przy spełnieniu wszystkich restrykcyjnych wymagań polskiego prawa. Prawo do wystawiania na papierze korekt do faktur wystawianych pierwotnie w wersji elektronicznej potwierdziły dopiero przez sądy administracyjne.⁴

Ponadto, wystawienie faktury w formie elektronicznej skutkuje również koniecznością przechowywania jej w tej formie przez odbiorcę faktury, co może wiązać się z trudnościami dla niektórych podatników. Co więcej, w przypadku kontroli, podatnik ma obowiązek zapewnienia organom podatkowym „natychmiastowego, pełnego i ciągłego” dostępu do faktur elektronicznych⁵. Paradoksalnie, tak rygorystyczny obowiązek nie występuje przy fakturach papierowych.

Przełomowe orzecznictwo

Dużo mniej restrykcyjny niż polskie regulacje w zakresie faktur elektronicznych okazał się Naczelny Sąd Administracyjny, który wydał dwa przełomowe orzeczenia liberalizujące w pewnym zakresie zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w tej formie.

Zgodnie z wyrokiem NSA z 3 listopada 2009 r.⁶, podatnikom przysługuje prawo do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, również w sytuacji, gdy pierwotnie faktury te zostały wystawione w formie papierowej. Orzeczenie to przyznaje więc podatnikom prawo by nie drukowali oni kopii faktur, lecz zachowywali je w systemie.

Natomiast, w orzeczeniu z 20 maja 2010 r.⁷ NSA stwierdził, iż wymogi zawarte w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych mają zastosowanie jedynie do sytuacji gdy faktura jest zarówno wystawiana, przesyłana, jak i przechowywana w formie elektronicznej. Jeśli natomiast faktura będzie jedynie wystawiona i przesłana w formie elektronicznej, ale nie będzie w tej formie przechowywana, szczegółowe wymogi nie mają zastosowania. Zdaniem NSA, w takiej sytuacji, faktury mogą być więc przesyłane po prostu za pomocą poczty elektronicznej lub faksu, przy czym nabywca odbierający fakturę drogą elektroniczną powinien ją wydrukować i przechowywać w formie papierowej.

Powyższe orzeczenia, choć bardzo korzystne, zostały wydane w indywidualnych sprawach, a zatem mogą mieć jedynie niewielki wpływ na zmianę rygorystycznego podejścia organów podatkowych. Poza tym, na gruncie wyroków NSA, wiele kwestii pozostaje nie rozwiązanych. Nie zostało na przykład sprecyzowane kiedy nabywca powinien wydrukować fakturę otrzymaną poprzez pocztę elektroniczną, a w konsekwencji kiedy powstanie prawo do odliczenia podatku.

Nowa dyrektywa fakturowa i jej konsekwencje

Komisja Europejska, uznając wystawianie faktur papierowych za jedno z ważniejszych ograniczeń w rozwoju unijnej gospodarki, podjęła działania w celu ułatwienia procesu posługiwania się fakturami elektronicznymi. Doprowadziło to do wprowadzenia tzw. nowej dyrektywy fakturowej⁸, liberalizującej postanowienia dyrektywy 2006/112/WE w zakresie faktur elektronicznych.
Nowe regulacje uznają za fakturę elektroniczną każdą fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, która zawiera wymagane dane. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 233 dyrektywy 2006/112/WE, podatnicy powinni zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur. To jednak od firm ma zależeć, na jakie metody zabezpieczenia w tym zakresie się zdecydują. W szczególności, autentyczność pochodzenia oraz integralność faktur, można będzie zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dokonaną dostawą towarów lub świadczeniem usługi.

Państwa członkowskie, w tym Polska, zostały zobowiązane do implementacji postanowień nowej dyrektywy fakturowej najpóźniej do końca 2012 r., nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby dokonać tego już z początkiem przyszłego roku.

1) Ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. (Dz. U. nr 54, poz. 535).
2) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z 28 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.)
3) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur z 14 lipca 2005 r. (Dz. U. nr 133, poz. 1119).
4) Np. WSA w Warszawie w wyroku z 27 września 2007 r. (sygn. III SA/Wa 1054/07), z 3 listopada 2008 r. (sygn. III SA/Wa 1034/08) i z 26 stycznia 2009 r. (sygn. III SA/Wa 1870/08); WSA w Krakowie z 15 stycznia 2010 r. (sygn. I SA/Kr 1642/09).
5) NSA z 26 lutego 2009 r. (sygn. I FSK 1612/07).

6) NSA z 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/ 08), podobnie również WSA we Wrocławiu z 27 lipca 2010 r. (sygn. I SA/ Wr 592/10).
7) NSA z 20 maja 2010 r. (sygn. I FSK 1444/09).
8) Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z 22 lipca 2010 r.).

• Faktury elektroniczne już w przyszłym roku, część 1
• Faktury elektroniczne już w przyszłym roku, część 2