Jednakże spółka matka dokonując tych działań ponosi określone koszty, związane choćby z aktywnością osób tam zatrudnionych (np. wynagrodzenia członków zarządu, inne koszty związane z ich działaniami jak np. delegacje) na rzecz innego podmiotu (tj. spółki córki). Z drugiej strony spółka córka uzyskuje korzyść, która nie wynika z wykorzystania jej własnych zasobów osobowych. Należy przy tym mieć na uwadze, że mimo, iż podmioty te należą do jednej grupy kapitałowej, w ich relacjach powinna obowiązywać tzw. „zasada dystansu” oznaczająca, że relacje pomiędzy spółkami powiązanymi powinny zasadniczo kształtować się tak samo jak relacje pomiędzy podmiotami niezależnymi (na zasadach rynkowych). Rodzi to ryzyko, że w przypadku braku jakiegokolwiek rozliczenia pomiędzy spółką matką a spółką córką, organy podatkowe uznają, że spółka córka uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia.
W praktyce przedsiębiorcy dokonują niekiedy po prostu „przerzucenia” odpowiedniej części kosztów na podstawie dokumentów np. takich jak nota obciążeniowa. Niemniej takie postępowanie jest w mojej ocenie nieprawidłowe. W istocie bowiem należałoby uznać, że spółka matka świadczy na rzecz spółki córki usługę. W związku z tym, świadczenia tego rodzaju powinny być, po pierwsze, udokumentowane stosowną fakturą, po drugie zaś – spółka matka, zgodnie z zasadą dystansu, powinna uzyskać z takiej transakcji dochód.
Osobną kwestią jest dokumentowanie świadczeń wykonanych przez spółkę matkę na rzecz spółki córki. Działania, o których mowa wiążą się najczęściej z aktywnością o charakterze niematerialnym. Oznacza to w praktyce, że spółka polska musi być w posiadaniu dowodów (najlepiej w postaci dokumentów, korespondencji mailowej itp.), wskazujących, że działania te istotnie miały miejsce. W przeciwnym razie organy podatkowe mogą zakwestionować koszty tego rodzaju usług, kwestionując sam fakt wykonania jakichkolwiek czynności przez spółkę matkę.
