Odwołując się do refakturowania w rozumieniu przepisów wspólnotowych i przyjmując, iż do zrefaktuowania są przykładowo koszty nabycia usługi turystyki, spółka przenosząca koszty nabytej usługi będzie działała jak sprzedający usługę turystyki.
Usługi turystyki podlegają opodatkowaniu w systemie VAT marża, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:
– podatnik ma siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Polski,
– działa na rzecz nabywcy takiej usługi we własnym imieniu i na własny rachunek (tj. nabywa usługi we własnym imieniu i następnie je odsprzedaje nabywcy),
– przy świadczeniu tej usługi nabywa towary i usługi od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty. Określenie „turysta” nie jest ograniczone wyłącznie do osób fizycznych – może być to również osoba prawna – w przedmiotowej sprawie będzie to podmiot, na który będzie refakturowana usługa.
Ponadto podatnicy świadczący usługi turystyki powinni prowadzić ewidencję VAT z której będą wynikały kwoty wydatkowane na nabycie towarów i usług od innych podmiotów dla bezpośredniej korzyści turysty oraz posiadać dokumenty z których wynikają te kwoty (art. 119 ust. 3a ustawy o VAT – standardowa ewidencja VAT spełnia ten wymóg).
Co istotne żadna z regulacji nie wymaga aby podmiot stosujący opodatkowanie VAT marża był zarejestrowanym agentem turystycznym co pozwala na skorzystanie z tej formy opodatkowania także innym podmiotom (brak takiego wymogu potwierdza orzecznictwo ETS m.in w orzeczeniu w połączonych sprawach Commissioners of Customs and Excise v. T.P. Madgett, R.M. Baldwin i The Howden Court Hotel (C-308/96 oraz C-94/97)).
Refaktury faktury VAT marża powinna zawierać oznaczenie „Faktura VAT marża” i spełniać wszystkie warunki przewidziane w § 9 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów m.in. w sprawie wystawiania faktur z 25.05.2005 w odniesieniu do faktur wystawionych w ramach systemu VAT marża.
W przypadku gdy podmiot refakturujący koszt usług nie dolicza własnej marży, w praktyce wystawiona faktura powinna powtarzać wszystkie dane wykazane na fakturze pierwotnej, zmianie ulegną jedynie dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy usługi. W nagłówku powinno znaleźć się określenie „Faktura VAT marża”. Wystawca faktury może rozważyć opatrzenie faktury adnotacją, iż jest to refaktura.
[page_break]Jeżeli podmiot obciążający kosztami nabycia usług opodatkowanych w systemie VAT marża nie zastosuje swojej marży na należności za usługę refaktura nie spowoduje powstania obowiązku zapłaty VAT (brak będzie podstawy opodatkowania).
Choć w polskiej ustawie o VAT brak jest szczegółowych uregulowań dotyczących refakturowania , organy podatkowe opierając się na uchwale SN z 15 października 1998 r. sygn. akt III ZP 8/98 w swoich pismach określają warunki, których spełnienie pozwala na dokonanie odsprzedaży w drodze refakturowania (np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej z 19.09.2008 nr ILPP2/443-529/08-8/ISN). Zdaniem przedstawicieli fiskusa przedmiotem refakturowania mogą być usługi, z których nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na które wystawiona jest pierwotna faktura. Dodatkowo, odsprzedaży należy dokonać po cenie zakupu, bez marży doliczonej przez odsprzedającego. Podmiot, który dokonuje refakturowania, powinien wystawić na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki podatku VAT (bądź stosuje zwolnienie od podatku), która jest na fakturze pierwotnej wystawionej przez usługodawcę. Co więcej, wymaga się, by strony łączyła umowa o charakterze zasadniczym, która zawiera zastrzeżenie o odrębnym rozliczaniu (refakturowaniu) danego rodzaju czynności, które służą realizacji tej umowy. Należy wskazać, iż wymogi te nie wynikają w żaden sposób z obowiązujących przepisów. Wątpliwości budzi w szczególności brak możliwości doliczenia własnej marży oraz obowiązek posiadania formalnej umowy w tym zakresie. Przepisy Dyrektywy 2006/112 nie wprowadzają żadnego z wymienionych powyżej warunków, dlatego od 1 maja 2004 r. odwołując się do zasady prowspólnotowej wykładnia prawa, uchwała SN straciła aktualność i brak jest podstaw dla określania tego rodzaju warunków dla możliwości dokonania refakturowania.
