We wniosku o udzielenie interpretacji przepisów prawa podatkowego podatnik wskazał, iż w ramach prowadzonej działalności wystawia znaczne ilości faktur (ok. 15 tyś. miesięcznie), co skutkuje problemami z ich przechowywaniem. W związku z tym zadał pytanie, czy możliwe jest przechowywanie takich faktur w formie elektronicznej, w systemie księgowym, w którym zostały wystawione. Zdaniem podatnika taka możliwość istnieje.
Zarówno organy podatkowe jak i WSA w Warszawie – który rozpoznawał skargę podatnika – nie podzieliły jednak powyższego poglądu. Zdaniem Sądu brzmienie obowiązujących przepisów dotyczących podatku od towarów i usług (zarówno krajowych jak i wspólnotowych) prowadzi do wniosku, iż faktury wystawione przez sprzedawcę w formie materialnej (papierowej) podatnicy są zobowiązani przechowywać w oryginalnej postaci, czyli w postaci kopii oryginału w takiej samej formie, w jakiej zostały one wystawione.
NSA wyraził jednakże odmienne stanowisko. Zdaniem sądu kasacyjnego wykładnia językowa przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy nie pozwala na udzielenie jednoznacznej odpowiedzi na zadane przez podatnika pytanie. Konieczne jest zatem odwołanie się do innych rodzajów wykładni. W ocenie NSA obowiązek przechowywania przez podatnika kopii faktury pełni przede wszystkim funkcję kontrolną. Jeżeli więc system przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej będzie gwarantował, że faktury te zachowają swoje cechy (m.in. będą oznaczone wyrazem „kopia”), a jednocześnie podatnik zobowiązuje się drukować te faktury na każde żądanie uprawnionego organu, to z punktu widzenia wspomnianej funkcji nie ma normatywnych przeciwwskazań do zaakceptowania poglądu prezentowanego przez podatnika. W konsekwencji możliwe jest przyjęcie mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej.
Teza
Na podstawie uzasadnienia omawianego orzeczenia można sformułować następującą tezę:
„Przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie stoją na przeszkodzie, aby oryginał faktury VAT był przekazywany przez podatnika kontrahentowi w formie papierowej, natomiast jej kopia przechowywana w formie elektronicznej. W takiej sytuacji konieczne jest jednak, aby ten sposób przechowywania kopii faktur zapewniał zachowanie cech kopii faktur oraz możliwość ich wydrukowania na każde żądanie uprawnionego organu.”
Komentarz
Prezentowane orzeczenie w sposób całkowicie odmienny od dotychczasowego stanowiska organów podatkowych rozstrzyga kwestię formy, w jakiej podatnik zobowiązany jest przechowywać kopie faktur.
Do tej pory organy skarbowe stały bowiem na jednolitym stanowisku, iż jeżeli oryginał faktury wystawiony został w formie papierowej, jej kopię podatnik zobligowany jest przechowywać w takiej samej formie. Taki pogląd znaleźć można np. w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów z dnia 29 sierpnia 2008 r. nr ITPP3/443-158/08/ZG, czy też z dnia 16 września 2008 r. nr ILPP2/443-552/08-3/SJ. Znalazł on również akceptację wśród sędziów wojewódzkich sądów administracyjnych (zob. wyrok WSA w Warszawie z dnia 13 marca 2008 r. sygn. akt III SA/Wa 108/08 – uchylony prezentowanym wyrokiem NSA).
Pogląd wyrażony przez NSA w omawianym orzeczeniu jest niezwykle korzystny dla podatników, a przede wszystkich tych z nich, którzy w ramach swojej działalności zmuszeni są wystawiać i przechowywać znaczne ilości faktur VAT (np. firmy telekomunikacyjne, dostawcy energii, gazu itp.). Wystawianie kilkunastu tysięcy faktur w ciągu miesiąca powodowało bowiem u takich podatników znaczne problemy w zakresie ich przechowywania oraz konieczność ponoszenia kosztów związanych m.in. z wynajmem magazynów wykorzystywanych jako archiwa.
Przyjęcie stanowiska NSA znacznie ułatwi działalność takich podmiotów. Będą one w stanie za pomocą urządzeń i systemów informatycznych przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej, co zredukuje koszty ich archiwizacji. Dodatkowo – biorąc pod uwagę funkcjonalność programów komputerowych – przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej ułatwi i przyspieszy wyszukiwanie określonych dokumentów – choćby na żądanie organów podatkowych.
Należy przy tym pamiętać, iż to podatnik ponosi konsekwencje utraty przechowywanych przez siebie dokumentów. Decydując się na elektroniczną formę archiwizowania kopii faktur podatnicy będą zatem musieli szczególnie zabezpieczyć wykorzystywane nośniki danych, aby przechowywane na nich informacje nie uległy utracie.
