Stan faktyczny oraz stanowisko WSA
We wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej podatnik wskazał, że z uwagi na szeroką skalę współpracy z kontrahentami, w celu usprawnienia obiegu dokumentów planuje zawarcie umów upoważniających podatnika do wystawiania faktur w imieniu kontrahentów (zgodnie z § 6 rozporządzenia o fakturach ) i jednoczesne wprowadzenie w nich zapisów zakładających, że akceptacja tych faktur dokonywana będzie przez pracownika podatnika posiadającego odpowiednie pełnomocnictwo od kontrahenta i będzie polegała na zatwierdzeniu miesięcznego zestawienia wszystkich faktur wystawionych w imieniu kontrahenta. Podatnik zapytał, czy taki sposób akceptacji faktur jest zgodny z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia o fakturach. W ocenie podatnika opisany przez niego sposób akceptacji jest prawidłowy.

Minister Finansów uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe w zakresie możliwości akceptacji faktur wystawionych w imieniu dostawcy w formie zbiorczego zestawienia faktur wystawionych w danym miesiącu. W ocenie organu z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia o fakturach wynika jednoznacznie, że odbiorca towaru a jednocześnie wystawca faktury zobowiązany jest przedłożyć dostawcy do akceptacji oryginał i kopię faktury. Akceptacja takich faktur musi zatem zostać dokonana bezpośrednio na egzemplarzu faktury a nie jedynie na dokumencie obrazującym zestawienie faktur wystawionych w danym miesiącu.

WSA w Warszawie uchylił zaskarżoną interpretację. Stwierdził, że z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia o fakturach wynika obowiązek przedstawienia przez podatnika wystawiającego faktury w imieniu dostawców oryginału oraz kopii takich faktur do akceptacji dostawcy. W przepisie tym wskazana została także forma w jakiej następuje taka akceptacja, tj. poprzez podpis, ale nie wskazano, gdzie podpis ten powinien być złożony. W ocenie Sądu, z samego faktu, że przepis nakazuje przedstawienie faktury w celu jej akceptacji w formie podpisu nie można wywodzić, że ów podpis powinien być złożony na oryginale każdej z faktur z osobna. Złożenie podpisu na zbiorczym miesięcznym zestawieniu faktur jest de facto tym samym, czym jest złożenie podpisu na każdej fakturze z osobna. Osoba, która podpisuje zbiorcze zestawienie faktur poświadcza bowiem swoim podpisem, że faktury zostały jej przedłożone.

Teza
Z uzasadnienia omawianego wyroku wyprowadzić można następującą tezę:
„Akceptacja faktur wystawionych przez nabywcę towarów i usług w imieniu dostawców, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia o fakturach może być dokonana poprzez złożenie przez dostawcę lub jego pełnomocnika podpisu na zbiorczym zestawieniu faktur, obejmującym wszystkie faktury wystawione w danym miesiącu.”

Komentarz
Prezentowany wyrok zasługuje na uwagę z dwóch zasadniczych względów. Przede wszystkim Sąd przyznał, że akceptacja faktur wystawionych przez podatnika w imieniu jego kontrahentów, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia o fakturach,  niekoniecznie musi przybrać formę pisemnej akceptacji dokonywanej na oryginale każdej poszczególnej faktury. Co prawda taki sposób akceptowania faktur jest jak najbardziej prawidłowy, lecz – szczególnie w przypadkach znacznej ilości faktur wystawianych w danym okresie rozliczeniowym – może rodzić dla podatników spore komplikacje natury praktycznej. Stanowisko Sądu pozwala na uniknięcie tych komplikacji, gdyż dopuszcza akceptację faktur poprzez podpis zbiorczego zestawienia, na którym będą wyszczególnione wszystkie faktury wystawione w imieniu kontrahenta w danym okresie rozliczeniowym. Taki sposób postępowania niewątpliwie upraszcza procedurę regulującą wystawienia faktur w imieniu dostawców i jako taki zasługuje na pełną aprobatę.

Ponadto, z omawianego wyroku, a raczej ze stanowiska zajętego w sprawie przez Ministra Finansów, wynika dla podatników jeszcze jeden korzystny wniosek. Otóż organ, oceniając stanowisko wyrażone przez podatnika we wniosku o wydanie interpretacji, potwierdził, że akceptacja faktur wystawionych w imieniu kontrahenta nie musi być dokonana osobiście przez tego właśnie kontrahenta, lecz uprawnienie w tym zakresie może być również powierzone (w drodze pełnomocnictwa) wybranej przez kontrahenta osobie. W rozpatrywanej sprawie akceptacji takiej dokonywał upoważniony pracownik podatnika wystawiającego faktury, co dodatkowo upraszczało i przyspieszało procedurę fakturowania. Co prawda taki sposób postępowania wymaga od kontrahentów dużego zaufania, lecz już sama możliwość takiego właśnie ułożenia wzajemnych relacji biznesowych powinna być oceniana pozytywnie.

1) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.)