Obowiązek gromadzenia, sporządzania oraz składania organom podatkowym informacji w przedmiocie wynagrodzenia uzyskiwanego przez nierezydenta na terytorium Polski wynika z art. 82a § 1 Ordynacji podatkowej. Celem opisywanej regulacji prawnej jest uzyskanie przez polskie organy podatkowe informacji o fakcie wykonywania przez osoby fizyczne będące nierezydentami pracy na terytorium RP, z czym wiąże się powstanie ograniczonego obowiązku podatkowego. W myśl wspomnianego przepisu osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą obowiązane są do gromadzenia, sporządzania i przekazywania, bez wezwania przez organ podatkowy, informacji o wynagrodzeniach za świadczone na ich rzecz usługi (wykonywaną pracę), wypłacanych przez podmiot będący nierezydentem osobom fizycznym będącym nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego, świadczącym te usługi (wykonującym pracę), jeżeli:

1) w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie;

2) podmiot będący nierezydentem bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 5% wszystkich praw głosu.

W świetle powyższego, w celu dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz osoba prawna zobowiązana jest każdorazowo składać formularz ORD-W1, jeżeli spełnione zostaną łącznie poniższe warunki:
–  pracownik jest nierezydentem; czyli nie posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych
–  pracownik zatrudniony jest na terenie Polski,
– wynagrodzenie jest wypłacane pracownikowi przez podmiot będący nierezydentem.

Szczegółowe zasady, termin i tryb sporządzania i przekazywania informacji o wynagrodzeniach wypłacanych przez podmiot, będący nierezydentem osobom fizycznym będącym nierezydentami za świadczenie usług (wykonanie pracy) zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia      24 grudnia 2002 r. (Dz.U. z 2002 r. Nr 240, poz. 2061 z późń. zm.) W myśl § 7 rozporządzenia informacja, ta powinna zostać sporządzona na formularzu ORD-W oraz zawierać:
1) dane identyfikujące: podmiot przekazujący informację, nierezydenta i podmiot wypłacający nierezydentowi wynagrodzenie;
2) datę rozpoczęcia świadczenia usług (wykonywania pracy) przez nierezydenta w kraju i przewidywany czas pobytu;
3) informacje o wypłacie wynagrodzenia: przewidywaną wysokość, rodzaj, formę i termin wypłaty wynagrodzenia.

Natomiast stosownie do treści załącznika nr 3 do przedmiotowego rozporządzenia: (formularz ORD-W1) podmiot polski obowiązany jest podać m.in. informacje o przewidywanym okresie pobytu nierezydenta w Polsce w roku podatkowym, rodzaju otrzymywanych świadczeń niepieniężnych, częstotliwości wypłat. Wspomniane informacje przesyła się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla opodatkowania nierezydentów, będących osobami fizycznymi, w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nierezydent rozpoczął świadczenie usług (wykonywanie pracy).