Zgodnie z art. 38 pkt. 8 lit. c) ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w rejestrze przedsiębiorców ujawnia się dane udziałowców spółki z ograniczoną odpowiedzialnością posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10 % kapitału zakładowego, a także ilość posiadanych przez tych wspólników udziałów i łączną ich wysokość. Poza rzeczoną normą, ustawa o KRS nie zawiera dodatkowych uregulowań w zakresie obowiązków związanych ze zmianą struktury wspólników spółki z o.o., a zatem zastosowanie w powyższym zakresie mają jedynie przepisy Kodeksu Spółek Handlowych. Zgodnie z art. 188 KSH obowiązkiem zarządu spółki jest prowadzenie księgi udziałów, w której ujawniane są dane wspólników, w tym ilość oraz wartość nominalna posiadanych przez nich udziałów.

Tym samym w przypadku zmiany struktury właścicielskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zarząd zobowiązany jest do dokonania stosownych zmian w księdze udziałów. Ponadto, zgodnie z art. 188 § 3 KSH, po każdym wpisaniu zmiany w księdze udziałów, zarząd zobowiązany jest do złożenia we właściwym sądzie rejestrowym podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz ewentualną wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Zatem zgodnie z powyższym, w przypadku zmiany ilości udziałów posiadanych przez poszczególnych wspólników, czy też zmiany wspólników spółki z o.o., jedynym obowiązkiem rejestrowym zarządu spółki winno być przedłożenie do sądu rejestrowego aktualnej listy wspólników. Oczywiście kwestia ta nie dotyczy przypadków gdy:

1) w wyniku zmiany treści księgi udziałów powstanie konieczność dokonania zmian treści wpisu spółki w rejestrze przedsiębiorców (tj. w przypadku określonym w art. 38 pkt. 8 lit. c) ustawy o KRS),

2) z przepisów prawa wynika obowiązek przedłożenia określonych wniosków do KRS wraz z odpowiednią dokumentacją (np. zmiana struktury właścicielskiej w wyniku przeprowadzonego podwyższenia kapitału zakładowego).

Niezależnie, odmiennie od powyższego kształtuje się praktyka. Sądy rejestrowe niejednokrotnie – poza wynikającym z przepisów prawa obowiązkiem przedłożenia aktualnej listy wspólników – wymagają przedłożenia dodatkowej dokumentacji, w szczególności potwierdzającej zaistniałe zmiany (np. umowa sprzedaży udziałów).

Analizując zasadność wskazanej powyżej praktyki sądów rejestrowych należy mieć na uwadze, iż na zarządzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ciąży obowiązek należytego prowadzenia księgi udziałów, który dokonuje zmian w jej treści m.in. na podstawie zawiadomień przedkładanych w trybie art. 187 § 1 KSH. Zgodnie z tym przepisem o przejściu udziału, jego części lub ułamkowej części udziału na inną osobę oraz o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału zainteresowani zawiadamiają zarząd spółki, przedstawiając dowód przejścia bądź ustanowienia zastawu lub użytkowania. Zatem to na zarządzie spoczywa obowiązek dokonania oceny czy doszło do zmiany wspólnika, czy też stanu posiadania udziałów przez poszczególnych wspólników spółki. Co więcej, ocena ta zdaje się dotyczyć również oceny przedstawionego „dowodu przejścia” własności udziałów, gdyż w ustawie brak jednoznacznego wskazania szczegółowego rodzaju takiego dowodu. Zatem dla dokonania przez zarząd zmiany danych w księdze udziałów koniecznym jest zawiadomienie zarządu o „przejściu” udziału oraz „przedstawienie” (a nie „złożenie”) dowodu takiego przejścia. Tym samym uznać należy, iż „przedstawienie” zarządowi dowodu przejścia udziału nie musi wiązać się ze złożeniem go do dyspozycji zarządu, a jedynie do wglądu organu. Brak jest podstawy normatywnej dla przekazywania zarządowi spółki egzemplarza dokumentu, na podstawie którego zostaje przeniesiona własność udziałów (np. umowy sprzedaży udziałów), a co więcej niejednokrotnie brak jest również podstawy biznesowej dla ujawniania pełnej treści takiego dokumentu organowi zarządzającemu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (np. w przypadku umów inwestycyjnych, regulujących wiele innych kwestii aniżeli samo przeniesienie udziałów). Zatem wypełnienie obowiązku nałożonego przez sąd rejestrowy na zarząd spółki poprzez przedłożenie dodatkowej dokumentacji potwierdzającej przejście udziału (np. umowę sprzedaży udziałów) może okazać się niejednokrotnie obowiązkiem niemożliwym do wypełnienia.

Reasumując, mając na uwadze powyższe, należy podkreślić, iż brak jest wyraźniej i jednoznacznej podstawy prawnej dla wzywania przez sąd rejestrowy do przedłożenia dokumentów udowadniających przejście udziału, tym bardziej, iż sądy kierują te wezwania pod rygorem odmowy dokonania wpisu. Żądanie dodatkowej dokumentacji (poza wynikającą z przepisów prawa), może nastąpić jedynie w przypadku badania przez sąd czy zgłoszone dane są zgodne z rzeczywistym stanem i to w przypadku jeżeli ma w tym względzie uzasadnione wątpliwości (art. 23 ust. 2 zdanie 2 ustawy o KRS). Zgodnie z przepisami prawa, dla sądu rejestrowego właściwym potwierdzeniem zmian w strukturze właścicielskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest aktualna lista wspólników, sporządzana i przedkładana przez zarząd spółki (art. 188 § 3 KSH). Odmienna – nie znajdująca prawnego uzasadnienia – praktyka sądów rejestrowych powoduje powszechne udostępnienie dokumentów, których zgodnie z przepisami prawa, nie ma obowiązku posiadać sama spółka.