Najczęściej procedury kontrolne zapisane są w zestandaryzowanej instrukcji nazywanej zasadami obiegu dowodów księgowych. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych instrukcja obiegu dowodów księgowych ma szczególne znaczenie, gdyż jest drogowskazem dla wszystkich pracowników dotyczących prawidłowej organizacji rachunkowości. Należy również pamiętać, że ustalenie prawidłowych zasad jest często buforem bezpieczeństwa chroniącym przed odpowiedzialnością wnikającą z braku przestrzegania dyscypliny finansów publicznych.
Kontrola rachunkowa jest ostatnim (następującym po kontroli merytorycznej i formalnej) i najprostszym etapem kontroli dowodów księgowych. Jej podstawowym celem jest sprawdzenie, czy przeznaczony do ewidencji dokument nie zawiera błędów arytmetycznych we wszystkich możliwych częściach zarówno indywidualnych (analitycznych) części transakcji jaki sum częściowych oraz całkowitych dowodu.
Prawidłowo przeprowadzona kontrola rachunkowa dowodów księgowych powinna zawierać następujące czynności:
- dokonano właściwego przeliczenia wartościowego poszczególnych pozycji,
- nie stwierdzono błędów wynikających z niewłaściwego mnożenia lub sumowania (ten etap jest bardzo ważny w przypadku dowodów sporządzonych techniką „ręczną”),
- w przypadku, gdy występują pozycje denominowane w walutach obcych należy sprawdzić, czy zastosowano właściwy kurs oraz, czy przeliczenia te są wolne od błędów arytmetycznych.
W przypadku stwierdzenia błędu należy uruchomić właściwe procedury umożliwiające uzyskanie prawidłowego dokumentu. Na skutek błędów wynikających z kontroli formalnej powstaje konieczność ponownego podpisu lub potwierdzenia wykonania pewnych obowiązków wynikających z kontroli merytorycznej jednak w przypadków błędów rachunkowych konsekwencje są znacznie bardziej uciążliwe. Najczęstszym rozwiązaniem jest konieczność zainicjowania dowodu korygującego (w przypadku dowodów zewnętrznych – obcych) lub wytworzenie nowego dowodu (w przypadku dowodów wewnętrznych – własnych).
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
zobacz również:
