W przypadku wykorzystywania prywatnego pojazdu na cele działalności gospodarczej, wysokość wydatków możliwych do zaliczenia w koszty podatkowe ustala się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. „kilometrówki”. Jednak korzystniejszym pod kątem podatkowym rozwiązaniem może okazać się wprowadzenie samochodu do ewidencji składników majątkowych firmy.

Samochód prywatny można wnieść do firmy z dniem rozpoczęcia działalności, jak również w terminie późniejszym. Dokumentem, na podstawie którego dokonuje się wpisania takiego samochodu do ewidencji środków trwałych, może być:

• oświadczenie przedsiębiorcy, który decyduje się na wprowadzenie do spółki prywatnego auta, albo
• dokument nabycia, np. faktura, gdy do przedsiębiorstwa wnoszony jest samochód kupiony „na firmę”, tzn. na dokumencie sprzedaży figurują dane firmowe.

Przed wprowadzeniem samochodu do majątku przedsiębiorstwa należy ustalić jeszcze jego wartość początkową. W przypadku, gdy podatnik posiada fakturę, rachunek czy umowę kupna sprzedaży, za wartość początkową należy przyjąć wartość zakupu pojazdu, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania. Natomiast jeżeli nie ma żadnych dokumentów stwierdzających wartość początkową, wówczas ma możliwość dokonania wyceny tego samochodu i przyjęcia wartości początkowej w kwocie wynikającej z własnej wyceny, z uwzględnieniem cen rynkowych tego typu samochodu z grudnia poprzedzającego rok założenia ewidencji środków trwałych.
Od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych przedsiębiorca ma prawo rozpocząć dokonywanie odpisów amortyzacyjnych, które zaliczane są w poczet kosztów uzyskania przychodów i konsekwentnie zmniejszają podstawę opodatkowania. Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać na kilka sposobów, z czego dla samochodów osobowych dwa poniższe są najczęściej wybierane przez podatników:

• przy zastosowaniu stawki 20% – dla pojazdów nowych (amortyzacja trwa 60 miesięcy),
• przy zastosowaniu stawki przyspieszonej 40% – dla pojazdów używanych przynajmniej 6 miesięcy (amortyzacja trwa 30 miesięcy).

Do pozostałych korzyści, które przysługują podatnikowi po wprowadzeniu prywatnego samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych firmy, zalicza się prawo do nielimitowanego rozliczania w kosztach podatkowych wszelkich kosztów eksploatacyjnych wiążących się z użytkowaniem pojazdu (np. koszty paliwa, koszty serwisowe, wydatki na części zamienne, koszty ubezpieczeń obowiązkowych jak i dobrowolnych), co nie ma miejsca, jeśli prywatny samochód jest jedynie czasami wykorzystywany w ramach prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Należy wskazać, że zgodnie z podejściem reprezentowanym przez organy podatkowe podatnik nie ma prawa zaliczania do kosztów uzyskania przychodów odpisów od samochodu wprowadzonego do ewidencji, jeśli jest on użytkowany również do celów prywatnych (nawet w znikomym stopniu). Jak wskazują organy podatkowe: „jednym z zasadniczych warunków dokonywania odpisów amortyzacyjnych od samochodu osobowego stanowiącego środek trwały w działalności gospodarczej jest wykorzystywanie go wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą” (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 lutego 2013 r., sygn. ITPB1/415-1261/12/WM). Jak wskazane zostało w ww. interpretacji prawa podatkowego, w takiej sytuacji ograniczeniu podlega również możliwość rozpoznawania dla celów podatkowych wydatków na paliwo i innych kosztów związanych z eksploatacją tego samochodu, a także kosztów finansowych (odsetek od kredytu na zakup samochodu). Konsekwentnie, w takim stanie faktycznym w celu zoptymalizowania rozliczeń podatkowych należy rozważyć alternatywne sposoby rozliczenia kosztów związanych z zakupem i eksploatacją samochodu.