2.1.    System przetwarzania danych

Księgi rachunkowe firmy Spółka prowadzone są przy użyciu programu finansowo-księgowego ……. Program jest aktualizowany przez producenta – autoryzowanego dystrybutora firmy …… z siedzibą w …….., zgodnie ze zmianami przepisów podatkowych oraz zmianami prawa bilansowego.

Program realizuje wszystkie podstawowe operacje księgowe – od tworzenia planu kont dostosowanego do potrzeb informacyjnych Spółka Sp. Z o. O.o. i łatwego księgowania dokumentów poprzez automatyczny bilans zamknięcia, pełne rozrachunki i rozliczenia, aż do gotowych lub zdefiniowanych przez zestawień i sprawozdań.

Podstawowe funkcje programu wykorzystywane przez Spółka Sp. z o.o.
•    Możliwość wyboru długości roku obrachunkowego. Spółka nie wykorzystuje możliwości obsługi lat obrachunkowych przesuniętych względem lat kalendarzowych.
•     Stworzenia planu kont powiązanego ze wzorami sprawozdań finansowych (w oparciu o dane podawane przy zakładaniu firmy).
•    Możliwość dostosowania planu kont do potrzeb przedsiębiorstwa.
•    Definiowanie rejestrów vat, układów bilansu, rachunku zysków i strat oraz parametrów stałych (np. Wysokości odsetek).
•    Automatyczne księgowania różnic kursowych i odsetek za zwłokę, z wykorzystaniem definiowanych kont specjalnych.
•    Definiowanie kont podpowiadanych przy wprowadzaniu dokumentów sprzedaży i zakupu poszczególnych typów.
•    Możliwość definiowania własnych rodzajów dokumentów w oparciu o dokumenty wzorcowe.
•    Prowadzenie rachunku kosztów w różnych układach. Automatyczne księgowania równoległe między zespołami „4” i „5”. Kontrola kręgu kosztów.
•    Tworzenie słowników – kartotek pełniących rolę grup kont analitycznych.
•    Parametryzacja mechanizmów ułatwiających bieżącą pracę, np. Wyszukiwania rozrachunków, długości kwartałów dla kwartalnych rozliczeń vat.
•    Zapewnienie ciągłości rozliczeń, np. Z kontrahentami, poprzez wprowadzenie nierozliczonych transakcji do obrotów rozpoczęcia.
•    Pełna kontrola nad mechanizmem automatycznego przeksięgowania kosztów według zadanych kryteriów.
•    Tworzenie kopii lub storna z wprowadzonego dokumentu – szablonu dla księgowania powtarzających się dokumentów.
•    Rozbudowany mechanizm wzorców księgowania może być zastosowany niezależnie dla dekretacji i wpisów w rejestrach vat.
•    Kontrola poprawności wprowadzonych danych pod względem rachunkowym oraz bilansowania się dokumentów.
•    Prowadzenie raportu kasowego z możliwością wprowadzania faktur vat z uwzględnieniem rejestrów vat.
•    Możliwość nadawania, poza księgami rachunkowymi, cech dokumentom i zapisom, pozwalających na otrzymywanie dodatkowych informacji, np. O kosztach reklamy limitowanej.
•    Automatyczne wyliczanie bieżących różnic kursowych (z uwzględnieniem operacji w buforze), dokonywanie zestawień zobowiązań i należności w walutach.
•    Wycena bilansowa wartości na kontach walutowych, wyrażonych w walutach miesięcznie i na dzień bilansowy.
•    Pełna obsługa rozliczeń vat przy transakcjach zagranicznych, w tym obsługa transakcji wewnątrzunijnych (wnt i wdt).
•    Rejestracja transakcji trójstronnych w ramach obsługi wewnątrzwspólnotowego nabycia i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
•    Możliwość rozliczania pracowników z pobranych zaliczek, zarówno stałych, jak i jednorazowych.
•    Kontrola sald kont rachunków bankowych podczas wprowadzania dokumentu typu wyciąg bankowy.
•    Mechanizmy weryfikacji poprawności nip wszystkich krajów należących do ue.
•    Podpowiadanie skróconej nazwy konta podczas dekretacji dokumentu na kontach.
•    Możliwość dołączania do każdego dokumentu dodatkowego opisu lub komentarza w formie notatki.
•    Nadawanie dokumentom znaczników ułatwiających szybkie wyszukanie dokumentu na liście w księgach lub buforze.
•    Pełna obsługa przelewów, możliwość eksportowania wykonywanych w programie przelewów do systemów bankowości elektronicznej.
•    Możliwość prowadzenia bieżących, uwzględniających dane z bufora, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i urzędami.
•    Automatyczne naliczanie odsetek za zwłokę w płatnościach. Możliwość wystawiania not odsetkowych ogólnych lub szczegółowych, z precyzyjną informacją o naliczeniach cząstkowych.
•    Mechanizmy wyceny bilansowej należności i zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty.
•    Drukowanie przelewów, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald i zestawień transakcji.
•    Automatyczne zestawianie kompensaty rozrachunków wzajemnych z kontrahentem. Wydruk wezwania do kompensaty wysyłanego kontrahentowi.
•    Kontrola wprowadzenia rozliczeń dla zapisów na kontach rozrachunkowych.
•    Rozliczanie rozrachunków walutowych (w tym ze strefy euro).
•    Notatki i znaczniki nadawane transakcjom w rozrachunkach dla zamieszczania dodatkowej informacji.
•    Szybkie wyszukiwanie zbiorczych informacji na podstawie wielu różnych kryteriów. Możliwość dotarcia do pojedynczej informacji i odszukania dokumentu źródłowego.
•    Możliwość sprawdzenia wpływu zapisów z dokumentów w buforze na stan kont, jeszcze przed ich ostatecznym zaksięgowaniem.
•    Zapisywanie informacji z dokumentu źródłowego, raz wprowadzonego do komputera, we wszystkich stosownych miejscach.
•    Automatyczne przenoszenie kwoty z rejestru na właściwe strony kont przy wprowadzaniu danych dla vat.
•    Drukowanie raportów i zestawień sporządzanych w programie w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (format pdf).
•    Łączność internetowa z kontrahentem, bezpośrednio z kartoteki kontrahentów.
•    Dziennik księgowań prowadzony automatycznie przez program.
•    Raporty wchodzące w skład ksiąg rachunkowych.
•    Wydruki rejestrów vat i ich zestawień do deklaracji.
•    Zestawienie kontroli płatności vat pomocne przy określaniu limitu kwoty do zwrotu.
•    Automatyczny bilans oraz rachunek zysków i strat – obliczane w każdym momencie, z możliwością uwzględnienia dekretów w buforze.
•    Wykonywanie typowych raportów, w oparciu o dane zgromadzone na kontach (również zapisy i obroty konta lub grupy kont).
•    Zestawienia dokumentów według określonego typu, cechy, chronologii księgowania i innych kryteriów.
•    Przeprowadzanie różnorodnych analiz (np. Płynności finansowej przedsiębiorstwa), w oparciu o typowe wskaźniki finansowe zdefiniowane w programie.
•    Możliwość definiowania własnych zestawień przez użytkownika.
•    Przesyłanie zgromadzonych danych do programu arkuszy kalkulacyjnych
2.2.    Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych
Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji Spółka Sp. z o.o.:
•    Sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość spółki,
•    Księgowego systemu informatycznego,
•    Zasad rachunkowości,
•    Ksiąg rachunkowych,
•    Dowodów księgowych,
•    Dokumentacji inwentaryzacyjnej,
•    Sprawozdań finansowych.

Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:
•    Nośniki danych odporne na zagrożenia,
•    Systematycznie tworzone – rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci. Dokumenty przechowywane są w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze oraz w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Ochronie danych podlegają również dane wprowadzone do programu płatnik. Dane te archiwizuje się na nośnikach danych (płyty cd) po każdej zmianie w programie, czyli co najmniej raz w miesiącu zgrywając bazę danych na nośnik.

2.3.    Ochrona danych wprowadzonych do programu finansowo – księgowego
Program stosowany przez Spółkę zapewnia ochronę danych zarówno przed dostępem osób niepowołanych jak i przed zniszczeniem w wyniku niewłaściwego działania użytkownika lub uszkodzenia systemu. Między innymi poprzez automatyczne przypominanie o konieczności wykonania kopii bezpieczeństwa.

W programie istnieje możliwość prowadzenia listy operatorów, którzy mają dostęp do programu. Każdy z nich ma własny kod, który podaje w momencie wejścia do programu. Również każdy użytkownik może mieć ograniczone prawa do korzystania z programu tak, aby np. Tylko niektóre osoby mogły dokonywać nowych zapisów i korekt w zapisach, o inne jedynie je przeglądać i sumować.

Dane wprowadzane do programu są od razu zapisywane na twardym dysku komputera. W razie nagłego zaniku napięcia zasilania może być utracona jedynie pozycja akurat wpisywana. W celu ochrony przed uszkodzeniem i utratą danych znajdujących się na dysku twardym, w programie została przewidziana archiwizacja zapisów na przenośnych nośnikach danych. Zalecane jest wykonanie kopii bezpieczeństwa przynajmniej raz w miesiącu. Przy wykonaniu procedury archiwizacji wszystkie zbiory stanowiące księgi rachunkowe są kompresowane i zapisywane w katalogu podanym przez użytkownika. W ten sposób przechowywane są kopie archiwalne na dyskach elastycznych oraz na dodatkowym dysku twardym. W programie została przewidziana również funkcja odwrotna, to jest odtworzenie danych z innych nośników informacji.

Z uwagi na fakt, że Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie posiada licencji na używanie oprogramowania – licencja jest udzielona podmiotowi, któremu zlecono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgi rachunkowe przenoszone są na papier raz w miesiącu.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe – 5 lat;
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.