1) dziennik oraz księga główna, które służą do chronologicznego i systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, jakie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym,

2) następujące pomocnicze księgi rachunkowe:

• rozrachunki z odbiorcami i dostawcami według kontrahentów,
• ewidencja szczegółowa transakcji w walutach obcych,
• rozrachunki publicznoprawne,
• ewidencja szczegółowa dla potrzeb VAT (rejestry zakupów i sprzedaży),
• ewidencja szczegółowa kosztów operacyjnych według ich rodzajów oraz miejsc ich powstawania.

Główną część programu „Księga Handlowa” stanowi zakładowy plan kont dostosowany do wymogów przyjętego w zakładowych zasadach (polityce) rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych, dostosowany do ustalonych tu zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej wymagającej takiej ewidencji.
Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych.
Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego zapewniając możliwość kontrolowania, przez operatora programu, poprawności wykonania tej czynności.
Program „Księga Handlowa” umożliwia zamkniecie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami art. 12, ust. 5 ustawy o rachunkowości, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe i tak powinien być wykorzystywany.
Komputerowe  wydruki  danych

Komputerowe wydruki danych powinny spełniać wymagania określone w art. 13 ust. 2-6 ustawy o rachunkowości a w szczególności:

1) powinny być trwale oznaczone nazwą skróconą  SPÓŁKI lub jej jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,

2) powinny być wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia,

3) powinny posiadać automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym,

4) powinny być oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Wszystkie dowody księgowe, przenoszone za pośrednictwem urządzeń łączności, powinny być oznaczane, przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości.
Transmisja danych powinna następować po ich sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną i być możliwą tylko i wyłącznie po podaniu hasła „unikalnego”, znanego jedynie osobie odpowiedzialnej, przez co następuje jej identyfikacja.

Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe do podstawowego systemu FK (nastąpi po synchronizacji programów pomocniczych z programem FKwedług poniższych zasad)

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów, tworzących pomocnicze księgi rachunkowe – ewidencję szczegółową, powinny być wprowadzane do modułu głównego  „ Księga Handlowa” automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności. Zapisy te powinny spełniać warunki określone w art. 20, ust 5 ustawy o rachunkowości, w szczególności z następujących powodów:

a) zapewnienia ich trwałej i czytelnej postaci,

b) umożliwienia stwierdzenia źródła ich pochodzenia,

c) zapewnienia możliwości sprawdzenia poprawności przetworzenia określonych danych,

d) zapewnienia ochrony danych źródłowych w miejscu ich wprowadzania na zasadach określonych w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych.

[page_break]
PROGRAM  POMOCNICZY – „ŚRODKI TRWAŁE”
(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

Program pomocniczy (moduł) „Środki Trwałe” służy do ewidencji szczegółowej składników rzeczowych aktywów trwałych oraz ich umorzeń (amortyzacji). Na podstawie uprzednio wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych dotyczących środków trwałych, w momencie ich przyjęcia do użytkowania, program powinien automatycznie generować dane liczbowe dotyczące:

a) naliczania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych z uwzględnieniem zarówno przepisów ustawy o rachunkowości jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,

b) aktualizowania wartości początkowej środków trwałych i dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych (aktualizacyjnych) w/g odrębnych przepisów.

Na koniec każdego miesiąca, na komendę operatora, program powinien generować polecenie księgowania dotyczące naliczenia odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych, które powinno być, za pośrednictwem urządzeń łączności, transmitowane do modułu „Księga Handlowa” gdzie podlega ujęciu zbiorczo na odpowiednich kontach księgi głównej: Dt konto  – „Amortyzacja” i Ct konto– „Umorzenia i odpisy aktualizacyjne środków trwałych”.

PROGRAM  POMOCNICZY – „SPRZEDAŻ  I  ZAKUPY”
(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

Program pomocniczy (moduł) „Sprzedaż i Zakupy” służy do ewidencji szczegółowej (ilościowej i wartościowej) materiałów, towarów i produktów według poszczególnych magazynów. W module tym wystawiane są, przez osoby uprawnione, dokumenty przyjęcia materiałów i tworów od dostawców np. dowody PZ oraz dowody przyjęcia produktów z produkcji do magazynu jak również dowody wydania materiałów, towarów i produktów z magazynu np. dowody Wz i Rw. Ewidencja szczegółowa materiałów i towarów prowadzona jest w rzeczywistych cenach nabycia (zakupu), a produktów w rzeczywistym koszcie wytworzenia w zależności od ustaleń w zakładowym planie kont. Rozchód materiałów, towarów i produktów wyceniany jest automatycznie na podstawie jednej z przyjętych zasad ustalonych w zakładowym planie kont.
Wszystkie dane wynikające z dokumentów (dowodów księgowych), ujęte w module „Sprzedaż i Zakupy” na polecenie operatora programu, powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 3, 6 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.
W programie (module) pomocniczym „Sprzedaż i Zakupy” powinna być prowadzona także ewidencja szczegółowa przychodów ze sprzedaży według poszczególnych asortymentów (rodzajów) produktów, usług, towarów i materiałów oraz według ich odbiorców, według miejsc jej wykonywania oraz stawek podatku VAT a także sprzedaży zwolnionej lub nie objętej tym podatkiem.
W programie powinny być wystawiane automatycznie faktury VAT, za pośrednictwem urządzeń łączności a następnie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” oraz ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.

PROGRAM  POMOCNICZY „KADRY  I  PŁACE”
(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

Program pomocniczy (moduł) „Kadry i Płace” służy do ewidencji szczegółowej rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń oraz do ewidencji rozrachunków z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
Ewidencja szczegółowa rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń powinna być prowadzona w tym programie w postaci imiennych kart wynagrodzeń. Na podstawie danych charakteryzujących każdego pracownika, w programie „Kadry i Płace” powinna być automatycznie generowana lista płac oraz naliczane zobowiązania wobec ZUS i Urzędu Skarbowego z tytułu składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
Oprócz danych identyfikujących pracownika, niezbędnych do powyższych rozrachunków, każdy pracownik powinien być określony cechą pozwalającą na precyzyjne ustalenie miejsca jego pracy. Na podstawie tej cechy koszty wynagrodzeń i przypisane im koszty świadczeń na rzecz pracowników powinny być, na podstawie automatycznie tworzonego rozdzielnika, automatycznie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” na konta zespołu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz równolegle na konta zespołu 5 – „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”  i ewentualnie na odpowiednie konta zespołu 6 – „Produkty i rozliczenia międzyokresowe”.
W programie „Kadry i Płace” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa dla potrzeb rozrachunków z ZUS oraz dla potrzeb rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.
Program „Kadry i Płace” powinien ściśle współpracować z programem „Płatnik – Teletransmisja”, przez co deklaracje rozliczeniowe z ZUS będą automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, przekazywane do ZUS.
Wszystkie dokumenty wystawione w module „Kadry i Płace” powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2,4, i 6 według zasad ustalonych w zakładowym planie kont.
[page_break]
PROGRAM   POMOCNICZY – „KASA , BANK I ROZRACHUNKI”
(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

W programie pomocniczym (module) „Kasa, Bank i Rozrachunki” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa przychodów gotówki do kasy oraz rozchodów gotówki z kasy w tym na rachunek bankowy a także wpływy i wypływy z rachunków bankowych. Na podstawie danych, na koniec każdego dnia, powinien być generowany raport kasowy pośrednictwem urządzeń łączności, podlega przeniesieniu do modułu „Księga Handlowa” gdzie powinien być ujmowany na odpowiednich kontach zespołu 1, 2 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.
Szczegółowe opisy działania każdego z powyższych  programów stanowiących system przetwarzania danych zawarte są w odpowiednich instrukcjach obsługi, które podlegają zabezpieczeniu i starannemu przechowywaniu w dziale Finansowo-Ekonomicznym  SPÓŁKI oraz w biurach poszczególnych jednostek organizacyjny – samobilansujących – nie posiadających osobowości prawnej.

5.    Zasady ochrony danych i ich zbiorów generowane z komputerowych programów przetwarzania

Przetwarzane dane w systemie komputerowym podlegają szczególnej ochronie ze względu na możliwość:

• całkowitej utraty danych,
• częściowej utraty danych,
• uszkodzenia danych podczas przetwarzania,
• celowego wprowadzenia błędnych danych przez osoby nieuprawnione,
• wejścia w posiadanie danych przez osoby nieuprawnione.

Mając na względzie powyższe zagrożenia wprowadza się obowiązek codziennej archiwizacji danych. Jest ona tworzona automatycznie na serwerze oraz raz na tydzień nagrywane są płyty z danymi tygodniowymi, a w szczególności:

1) płyty zawierające zarchiwizowane dane muszą być przechowywane, do czasu ponownego wykorzystania, pod zamknięciem; wskazane jest przechowywanie ich w innym pomieszczeniu niż znajduje się komputer zawierający dane,

2) płyty zawierające dane zarchiwizowane, w dniu zamknięcia kolejnego miesiąca i sporządzenia wydruków, o których mowa w art. 14, ust. 4 ustawy o rachunkowości, powinny być przechowywane, co najmniej do dnia ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy; płyty te przechowuje się bezwzględnie pod zamknięciem w innym pomieszczeniu niż znajduje się komputer zawierający dane; w miarę możliwości należy je przechowywać w odpowiednio zabezpieczonym miejscu poza siedzibą danej Jednostki SPÓŁKI a przynajmniej w oddalonym pomieszczeniu,

3) do płyt instalacyjnych programu oraz ich kopii zapasowych stosują się odpowiednio postanowienia punktu 6 przedmiotowej charakterystyki.

Wprowadza się następujące zasady ochrony danych przed możliwością całkowitej lub częściowej ich utraty, w wyniku różnych zdarzeń, a w szczególności:

1) od kradzieży sprzętu komputerowego; pomieszczenie w którym znajduje się komputer zawierający chronione dane musi być zamykane w okresie, gdy nie przebywa w nim żaden z pracowników oraz odpowiednio zabezpieczone przed możliwością włamania,

2) od całkowitego zniszczenia sprzętu komputerowego w wyniku pożaru, zalania lub innych zdarzeń losowych; przechowywanie zapasowych kopii danych i programu instalacyjnego powinno być, zgodne z wyżej ustalonymi zasadami; obowiązuje też zapewnienie nadzoru nad pomieszczeniami Jednostki SPÓŁKI poza godzinami pracy,

3) od uszkodzenia sprzętu komputerowego spowodowanego niewłaściwymi parametrami zasilania z sieci energetycznej; wymagane jest zapewnienie właściwego stanu instalacji zasilającej, stosowanie wyłącznie instalacji z uziemieniem oraz zasilaczy awaryjnych tak zwanych UPS lub co najmniej urządzeń zapewniających eliminację przepięć występujących w sieci energetycznej,

4) od świadomego usunięcia danych z twardego dysku; obowiązuje maksymalne ograniczenie dostępu do komputera zawierającego dane księgowe a także bezwzględny zakaz pozostawiania włączonego komputera (lub terminalu) w sieci bez opieki lub możliwości uruchomienia programu oraz dokonywania w nim jakiekolwiek operacji z klawiatury bez podania hasła,

5) od przypadkowego usunięcia danych przez użytkownika; obowiązuje szczególna uwaga przy wykonywaniu operacji usuwających zbiory (kasowanie, formatowanie),

6) od przypadkowego usunięcia lub modyfikacji danych w wyniku działania innego programu (wirusa); obowiązuje bezwzględny zakaz wykorzystywania komputera do odtwarzania danych i uruchamiania programów z jakichkolwiek nośników nie poddanych uprzednio sprawdzeniu programem antywirusowym i bezpośrednich połączeń z rozległymi sieciami.

Ochrona danych przed uszkodzeniem w trakcie przetwarzania powinna być zapewniona przez stosowanie przetestowanego uprzednio sprzętu i właściwych parametrów zasilania.

Ochrona danych przed celowym ich zniekształceniem przez osoby niepowołane polega na przestrzeganiu powyższych ustaleń zawartych w punkcie 4-tym oraz zdefiniowaniu dla każdego użytkownika programu księgowego jego identyfikatora i hasła. W przypadku użytkowania komputera w sieci lokalnej, administrator sieci obowiązany jest dodatkowo ograniczyć dostęp do katalogów z programem księgowym wyłącznie do użytkowników uprawnionych.

Ochrona przed wejściem w posiadanie danych przez osoby nieuprawnione polega na:

1) przestrzeganiu postanowień dotyczących fizycznego ograniczenia dostępności sprzętu,

2) przestrzeganiu postanowień dotyczących zabezpieczeń programowych (definicji użytkowników haseł, przestrzegania zachowania poufności haseł),

3) ograniczeniu do niezbędnego minimum możliwości zdalnej pracy (spoza siedziby Jednostki SPÓŁKI na komputerze zawierającym dane księgowe,

4) bezwzględnym przestrzeganiu zasad przechowywania kopii archiwalnych.

Zapewnienie prawidłowych zasad sytemu bezpieczeństwa danych polega na:

1) wyznaczeniu jednego administratora odpowiedzialnego za nadawanie określonych uprawnień pozostałym operatorom programu,

2) posiadaniu przez wszystkich użytkowników programu identyfikatora elektronicznego i hasła umożliwiających rozpoznanie zapisów dokonywanych przez te osoby.

Wyznaczenie administratorów sieci oraz dopuszczenie innych osób do danych księgowych w systemie oprogramowania a także do kontrolowania przestrzegania przez te osoby postanowień ustalonych w tej części przyjętych zasad (polityki) rachunkowości należy do obowiązków głównego księgowego SPÓŁKI oraz zastępcy G-K SPÓŁKI lub z ich upoważnienia do osoby prowadzącej księgi rachunkowe danej Jednostki.

Archiwum
1) Archiwum dotyczy modułów (programów) wymienionych w wykazie programów komputerowych dopuszczonych do stosowania
2) Pełne archiwum zbiorów i programów wykorzystywane jest na stanowisku do spraw promocji i informatyki w każdą środę między 7.00-8.00 oraz są zapisywane na nośnik CD i składowane w bezpiecznym miejscu.