W świetle dotychczas obowiązujących przepisów we wszystkich ww. postępowaniach istniał obowiązek posługiwania się oryginałami dokumentów, co potwierdzało również orzecznictwo, które stało na bardzo formalistycznym stanowisku, że profesjonalni pełnomocnicy (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi, a także radcy Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa) występujący w sprawie nie mogą poświadczać za zgodność żadnych dokumentów poza własnym pełnomocnictwem oraz odpisem z KRS przedsiębiorcy. Dzięki wprowadzeniu najnowszych regulacji przepisy umożliwiają profesjonalnym pełnomocnikom uwierzytelnianie także odpisów innych dokumentów, które załączono do pisma procesowego.

Poza ww. niewątpliwym ułatwieniem dla strony, ustawodawca przewidział dla równowagi procesowej dodatkowe uprawnienie dla sądu, organów administracji oraz organów podatkowych w zakresie weryfikacji prawdziwości uwierzytelnionych dokumentów. Tym samym, jeżeli będzie to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd lub organ administracji publicznej może zażądać przedłożenia oryginału poświadczonego dokumentu. Analogiczne uprawnienie przewidziano także dla sądu administracyjnego oraz organu podatkowego. Przykładowo wątpliwości mogą się pojawić w sytuacji, gdy w trakcie toczącego się już postępowania pełnomocnik przedstawia upoważnienie, na którym podpis strony wygląda rażąco odmiennie, niż na wszystkich dotychczasowych pismach podpisywanych przez tą osobę.

W postępowaniu administracyjnym adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie lub dołączanych do akt sprawy. Tym samym zamiast oryginału dokumentu strona będzie mogła złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym będzie miało charakter dokumentu urzędowego. Jednakże o czym była mowa powyżej, jeżeli organ prowadzący postępowania administracyjne uzna, iż istnieją rozbieżności lub istotne wątpliwości w sprawie, może zażądać od strony, aby przedstawiła oryginał dokumentu, którego odpis złożyła do akt sprawy. Organ administracji publicznej może także w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot, odpis lub wyciąg z dokumentu, chyba że organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu.

W postępowaniu cywilnym zgodność z oryginałem dokumentów przedstawianych w danej sprawie (dotyczących umocowania lub przedmiotu sprawy) poświadczać może zarówno notariusz, jak i występujący w sprawie pełnomocnika strony – adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy lub radca Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. Tym samym zgodnie z obowiązującą regulacją zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie nada dokumentowi charakter dokumentu urzędowego. Zgodnie z powyższym oraz w nawiązaniu do postępowania administracyjnego, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej odpis dokumentu, przedłożenia oryginału tego dokumentu.

Analogiczne zmiany o których mowa powyżej, zostały także wprowadzone w ustawie – Ordynacja podatkowa oraz ustawie – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, gdzie zostały przewidziane powyższe uprawnienia, zarówno dla strony postępowania jak i dla sądu administracyjnego oraz organu podatkowe.

Zgodnie z nowymi przepisami, doradca podatkowy może sam poświadczyć kopię udzielonego mu pełnomocnictwa, a także dokumentów składanych jako załączniki w sprawie, które składa do akt postępowania administracyjnego (dotychczas mógł to robić wyłącznie w postępowaniu podatkowym).

Zmiany zostały także wprowadzone w ustawach regulujących wykonywanie wolnych zawodów:
– Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2009 r. Nr 146, poz. 1188)
– Ustawy o radcach prawnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 123, poz. 1059, z póź. zm. )
– Ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2008 r. Nr 73)
– Ustawy o rzecznikach patentowych (Dz. U. Nr 49, poz. 509, z póź. zm.)

W Prawie  o adwokaturze zmianie uległ zapis dotyczący uprawnień adwokata który stanowi, iż adwokat ma prawo sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami (o czym powyżej). Warto podkreślić, iż określono dość rygorystyczne wymogi, które powinno posiadać poświadczenie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem sporządzone przez pełnomocnika; są to bowiem: podpis danego pełnomocnika, data, miejsce sporządzenia odpisu, a także na żądanie – również godzina dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) adwokat ma obowiązek stwierdzenia powyższego w poświadczeniu. Identyczny zapis znajduję się w ustawie o radcach prawnych, ustawie o doradztwie podatkowym, o rzecznikach patentowych, oraz w ustawie o Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.

Wymóg dołączania do akt oryginałów dokumentów był zbytnią formalnością, utrudniającą osobom fizycznym, a zwłaszcza przedsiębiorcom prowadzącym rozwiniętą na dużą skalę działalność gospodarczą, dochodzenie swoich praw. Zmiany wprowadzone ustawą bez wątpienia należy uznać za pozytywne, a nawet konieczne w realiach nowoczesnej gospodarki rynkowej. Dotychczas obowiązujące rozwiązania utrudniały stronom dochodzenie swoich praw na drodze postępowania cywilnego, administracyjnego, a także przed sądami administracyjnymi czy organami podatkowymi. Usprawnienia wprowadzone przedmiotową Ustawą pozwolą w znacznej mierze ograniczyć koszty i wydatki ponoszone przez strony, a tym samym przyczynią się do odformalizowania i przyspieszenia postępowania: cywilnego, administracyjnego, przed organami  podatkowymi.

Reasumując powyższe, należy zaznaczyć, że znowelizowane przepisy można stosować jedynie do spraw wszczętych po dniu 1 stycznia 2010 r. Do spraw wszczętych przed tą datą, do zakończenia postępowania w pierwszej instancji, stosuje się dotychczasowe przepisy