Na gruncie rozporządzenia możliwe jest przesyłanie faktur elektronicznych pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, przy czym autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu EDI.

Podatnicy w dalszym ciągu nie mają jednak pewności, z uwagi na treść wprowadzonych regulacji, czy możliwe jest przesyłanie faktur za pomocą e-maila w formie zwykłego, niezabezpieczonego niczym pliku PDF. W przepisach rozporządzenia w dalszym ciągu jest bowiem mowa o konieczności zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej i na pozór jedyne co się zmieniło, to dodane zostały słowa „w szczególności” odnośnie środków technicznych zapewniających autentyczność i integralność.

Czy oznacza to więc, że podatnicy muszą w dalszym ciągu stosować technologiczne rozwiązania, nawet jeżeli nie będzie to bezpieczny podpis lub system EDI, które zabezpieczą i uwiarygodnią przesyłaną fakturę? Przykładowo, czy plik PDF musi być opatrzony odciskiem elektronicznym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym?

W świetle brzmienia nowych regulacji, absolutnie nie. Zwykły, niczym niezabezpieczony plik PDF również będzie odpowiedni, o ile podatnik zapewni autentyczność pochodzenia i integralność faktury w inny sposób.

Rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur elektronicznych nie mówi nic o tych innych, dopuszczalnych sposobach. Jednakże wystarczy sięgnąć do przepisów unijnych, żeby utwierdzić się w przekonaniu, że nie chodzi o technologiczne rozwiązania, tylko o zgodność faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji. W lipcu 2010 r. Rada Unii Europejskiej uchwaliła dyrektywę 2010/45/UE zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. W preambule do tej dyrektywy czytamy: „Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo (…). Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność i czytelność. Kontrole biznesowe można wykorzystywać do ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami, zapewniając tym samym, że każda faktura (czy to w formie papierowej, czy też elektronicznej) spełnia te wymogi. Autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne.”

Już z samej preambuły do dyrektywy wynika więc, że faktury papierowe oraz elektroniczne powinny być traktowane w identyczny sposób, a zachowanie autentyczności i integralności faktur polega na zapewnieniu, że faktury będą odzwierciedlały faktyczny przebieg transakcji, a nie na zastosowaniu odpowiedniej technologii.

Zapisy preambuły zostały potwierdzone w przepisach dyrektywy. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 233 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE „Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.”

Z powyższych regulacji wynika, że to podatnik ma zapewnić autentyczność i integralność treści faktury i może to uczynić w dowolny sposób. W praktyce zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej może więc odbywać się w dokładnie taki sam sposób, jak dla faktury papierowej – np. poprzez porównanie treści faktury z treścią umowy, zamówieniem czy innymi dokumentami potwierdzającymi przebieg transakcji (dokument wydania towaru, protokół odbiorczy, etc.). Państwo członkowskie nie może nakładać w tym zakresie żadnych ograniczeń na podatników, w szczególności nakazujących wykorzystywanie szczególnej technologii dla faktur elektronicznych. Korzystanie z technologicznych rozwiązań gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury jest dobrowolne i zależy wyłącznie od uznania podatnika.

Nie ma więc żadnych powodów, żeby podatnicy nie mogli wysyłać faktur elektronicznych e-mailem jako zwykłego pliku PDF, bez żadnych zabezpieczeń. Wszelka praktyka organów podatkowych, ograniczająca to prawo, powinna być uznana za  sprzeczną z postanowieniami dyrektyw 2010/45/UE i 2006/112/WE, których przepisy Polska zaimplementowała w nowym rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.