Podatnicy rozliczając zaliczki otrzymane lub wypłacane w walucie częstokroć borykają się z wątpliwościami odnośnie sposobu przeliczenia zaliczki na walutę polską. Zagadnienie to dotyczy rozliczeń z tytułu eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy też transakcji krajowych.

Dokonując takiego przeliczenia trzeba mieć na uwadze obowiązujący od dnia 1 grudnia 2008 r. art. 31a ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT). Stosownie do tej regulacji prawnej w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Z kolei w przypadku gdy zgodnie z przepisami ustawy lub przepisami wykonawczymi do ustawy podatnik może wystawić fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego i wystawi ją w przewidzianym przepisami terminie, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej na tej fakturze, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, iż jednym z elementów decydujących o sposobie przeliczenia należności wyrażonych w walucie obcej na walutę polską jest określenie sposobu powstania obowiązku podatkowego. W myśl art. 19 ust. 11 i 12 ustawy o VAT w obrocie krajowym, jak również eksporcie towarów obowiązek podatkowy w przypadku otrzymanych przez podatnika zaliczek powstaje z chwilą ich otrzymania. Zatem przy tego rodzaju transakcjach dla rozpoznania obowiązku podatkowego, a co się z tym wiąże dla przeliczeni waluty obcej na złote polskie nie jest istotny moment wystawienia faktur, a jedynie dzień otrzymania zaliczki. Podatnik winien przeliczyć  zaliczkę otrzymaną w obrocie krajowym oraz eksporcie towarów według średniego kursu NBP dla danej waluty obcej z dnia poprzedzającego dzień otrzymania zaliczki.

Natomiast inaczej stanie się w przypadku zaliczek uiszczanych w obrocie wewnątrzwspólnotowym. Trzeba bowiem zwrócić uwagę, iż w tego rodzaju transakcjach obowiązek podatkowy, na mocy art. 20 ust. 3 oraz 20 ust. 7 ustawy o VAT powstaje z chwilą wystawienia faktury. Przy czym stosownie do § 10 ust. 2 rozporządzania Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur polski podatnik otrzymujący zaliczkę na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów może, ale wcale nie musi udokumentować jej otrzymanie poprzez wystawienie faktury VAT.

Mając na uwadze wspomniane przepisy należy zwrócić uwagę, iż obowiązek podatkowy w przypadku zaliczek regulowanych w transakcjach wewnątrzwspólnotowy może powstać z chwilą wystawienia faktury zaliczkowej, bądź też zaliczka może podlegać rozliczeniu dopiero z chwilą wystawienia faktury dokumentującej WDT czy WNT. W pierwszym przypadku właściwe będzie przeliczenie zaliczki wyrażonej w walucie obcej według średnie kursu NBP danej waluty z dnia poprzedzającego wystawienie faktury zaliczkowej, natomiast w drugim przypadku będzie również kurs z dnia poprzedzającego wystawie faktury, z tą różnicą, iż opisywana faktura będzie miała charakter końcowy.