W praktyce występującymi najczęściej przyczynami utraty wartości rzeczowych aktywów obrotowych są:
1) uszkodzenie;
2) zmiany upodobań klientów, mody, a w konsekwencji spadek popytu;
3) zepsucie, zeschnięcie, upływ terminu ważności;
4) brak rotacji – czas po którym rzeczowe aktywa obrotowe można uznać za nierotujące jest różny i zależy przede wszystkim od branży, w której działa dana jednostka, jak również od indywidualnego okresu rotacji rzeczowych aktywów obrotowych w danym przedsiębiorstwie. Przykładowo będzie on krótki w branży spożywczej, a dłuższy w branży hutniczej.
W przypadku wystąpienia trwałej utraty wartości rzeczowych aktywów obrotowych, należy dokonać odpisu aktualizującego, który ma na celu doprowadzenie ich wartości wynikającej z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto lub, w przypadku jej braku, do ustalonej w inny sposób wartości godziwej. Utworzenie odpisów aktualizujących jest niezbędne, gdy wartość rzeczowych aktywów obrotowych wykazana w księgach rachunkowych na dzień bilansowy jest wyższa niż ich wartość możliwa do odzyskania przez jednostkę. Odpisy aktualizujące rzeczowe aktywa obrotowe tworzy się nie rzadziej niż na dzień bilansowy.
Przepisy ustawy o rachunkowości jedynie w ogólny sposób regulują zagadnienie trwałej utraty wartości. Należy zatem stosować procedurę ustalania odpisów aktualizujących rzeczowe aktywa obrotowe, zawartą w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 4 „Utrata wartości aktywów”. Procedura ta obejmuje następujące etapy:
1) określenie potrzeby przeprowadzenia aktualizacji wyceny rzeczowych aktywów obrotowych – analiza czynników zewnętrznych i wewnętrznych świadczących o możliwej utracie wartości przez dany składnik majątku;
2) ocena, czy faktycznie nastąpiła utrata wartości danego składnika rzeczowych aktywów obrotowych oraz ustalenie wysokości odpisu aktualizującego;
3) ujęcie w księgach rachunkowych odpisu aktualizującego w ustalonej wcześniej wysokości.
Każda jednostka, dysponująca rzeczowymi aktywami obrotowymi, powinna zamieścić w polityce rachunkowości szczegółowe zasady dokonywania odpisów aktualizujących ich wartość.
Od dnia 1 stycznie 2009 roku odpisy aktualizujące rzeczowe aktywa obrotowe odnoszone są wyłącznie w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
W przypadku ustania przyczyn, dla których odpisy aktualizujące zostały utworzone, należy dokonać przywrócenia wartości rzeczowych aktywów obrotowych. Zgodnie z art. 35c ustawy o rachunkowości, równowartość całości lub odpowiedniej części dokonanych wcześniej odpisów aktualizujących zwiększa wartość danych składników rzeczowych aktywów obrotowych i zostaje zaliczona do pozostałych przychodów operacyjnych.
