1. Istota zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) stanowi równowartość wydzielonych środków dla sfinansowania potrzeb socjalnych i mieszkaniowych pracowników, co ilustruje tabela 1.

Cele socjalne

– dofinansowanie wypoczynku dla pracowników, – działalność sportowo-rekreacyjna, – działalność kulturalno-oświatowa, – pomoc dla pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej – zapomogi, paczki żywnościowe, bony żywnościowe

Cele mieszkaniowe

dofinansowanie przebudowy i modernizacji mieszkań, pożyczki na budowę domu lub zakup spółdzielczego prawa do lokalu, pożyczki na przystosowanie różnych pomieszczeń do celów mieszkaniowych, pomoc materialna na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych

 Warto podkreślić, że w zakładzie pracy powinien być opracowany regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w którym będą określone zasady przeznaczenia środków tego funduszu. Mimo że przepisy nie precyzują szczegółowych sposobów wykorzystania środków ZFŚS, warto w regulaminie określić, jakie świadczenia socjalne mają charakter nieodpłatny, a jakie odpłatny.

Tryb wprowadzania regulaminu ZFŚS zależy od:

1) działania w zakładzie pracy organizacji związkowej – wówczas regulamin funduszu powinien być uzgodniony z organizacją związkową,

2) braku organizacji związkowej – wówczas regulamin powinien być uzgodniony z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

2. Podstawy prawne tworzenia ZFŚS

Podstawy prawne tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wynikają:

1) z ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) – dalej u.z.f.ś.s.,

2) z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)

3) z ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104).

3. Obowiązek tworzenia ZFŚS

ZFŚS tworzą pracodawcy:

a) zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty,

b) prowadzący działalność w formach organizacyjnych sektora finansów publicznych (np. jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze) bez względu na liczbę zatrudnionych.

Warto podkreślić, że fakultatywne tworzenie ZFŚS może dotyczyć pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat (zobacz przykład 1 i 2). Jeżeli jednak pracodawca nie utworzył ZFŚS, to ma obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego, którego charakterystykę zawiera tabela 1.

Wyszczególnienie	Charakterystyka
1. Wysokość świadczenia urlopowego	Wysokość świadczenia nie może przekroczyć odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. W wypadku, gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje świadczenia proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
2. Sposób wypłaty świadczenia urlopowego	Świadczenie jest wypłacane raz w roku pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Termin wypłaty świadczenia następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.
3. Wypłata świadczenia a koszty uzyskania przychodów	Wypłacone świadczenia urlopowe obciążają koszty pracodawcy i są traktowane jako koszty uzyskania przychodów oraz nie podlegają objęciu ubezpieczeniami społecznymi, jeżeli nie przekraczają odpisu podstawowego.

Źródło: opracowanie własne.

Warto podkreślić, że:

1) pracodawcy rozpoczynający działalność gospodarczą w ciągu roku kalendarzowego zobowiązani są do utworzenia ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego od następnego roku kalendarzowego (art. 6a ust. 1 u.z.f.ś.s.),

2) jeżeli jednak rozpoczęcie działalności następuje w trakcie roku kalendarzowego w wyniku przejęcia, podziału lub połączenia jednostek z równoczesnym przejęciem pracowników, to pracodawca tworzy ZFŚS (art. 6a ust. 2 u.z.f.ś.s.).

Przykład 1:
Pracodawca na dzień 1 stycznia zatrudnia 12 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 6 pracowników na ¾ etatu oraz 4 pracowników na ½ etatu. Określić obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Rozwiązanie przykładu 1:
Pracodawca zatrudnia łącznie 22 pracowników. Jednak, po przeliczeniu na pełne etaty liczba pracowników wyniesie:

– pracownicy pełnoetatowi: 12 osób x 1 = 12 etatów,

– pracownicy zatrudnieni na ¾ etatu: 6 osób x ¾ = 4,5 etatów,

– pracownicy zatrudnieni na ½ etatu: 4 osoby x ½ =2 etaty,

– razem 18,5 etatów.

Z przedstawionego wyliczenia wynika, że pracodawca nie ma obowiązku utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Przykład 2:
Określić obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli:

Wariant I – pracodawca w dniu 1 stycznia zatrudnia pracowników na 18 pełnych etatach, w kwietniu zatrudnił dodatkowo 10 osób;

Wariant II – pracodawca w dniu 1 stycznia zatrudnia 25 pracowników na pełnych etatach, w kwietniu zwolnił 10 pracowników.

Rozwiązanie przykładu 2:
W wariancie I pracodawca nie ma obowiązku utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gdyż 1 stycznia zatrudniał 18 pracowników na pełnych etatach. W wariancie II pracodawca powinien utworzyć ZFŚS, gdyż 1 stycznia zatrudnia ponad 20 pracowników na pełnych etatach. Wynika z tego, że określając obowiązek tworzenia ZFŚS, należy określić liczbę pracowników, po przeliczeniu na pełne etaty, na dzień 1 stycznia danego roku.

4. Rezygnacja z tworzenia ZFŚS i wypłat świadczenia urlopowego
Znowelizowane, obowiązujące od 1 stycznia 2003 r., przepisy przewidują możliwość rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego. Może to jednak nastąpić wtedy, gdy zostaną wprowadzone odpowiednie zapisy w układach zbiorowych, w regulaminach wynagradzania, co ilustruje schemat 1.

Sytuacje rezygnacji z tworzenia ZFŚS lub wypłat świadczeń urlopowych
Wprowadzenie do układów zbiorowych pracy zapisów, że ZFŚS lub świadczenie urlopowe nie będzie wypłacane	Wprowadzenie do regulaminu wynagrodzeń zapisów, że ZFŚS lub świadczenie urlopowe nie będzie wypłacane (jeżeli pracodawcy nie są objęci układami zbiorowymi)	Uzgodnienie z pracownikami wytypowanymi przez załogę, że ZFŚS lub świadczenie urlopowe nie będzie wypłacane (jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa)

Źródło: opracowanie własne.

Warto podkreślić, że pracodawcy, którzy po 1 stycznia 2003 r. będą zwolnieni z obowiązku tworzenia ZFŚS, a którzy mają jeszcze niewykorzystane środki tego funduszu, muszą te środki wykorzystać zgodnie z obowiązującym w zakładzie regulaminem ZFŚS.

5. Tytuły tworzenia ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych może być tworzony:

– w ciężar kosztów (wysokość odpisu wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę większą, co ilustruje tabela 2),

– z odpisów z zysku,

– z dochodów z działalności socjalnej, na przykład: odsetek od środków pieniężnych na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wpływów z oprocentowania pożyczek udzielonych pracownikom na cele mieszkaniowe, wpływów z opłat pobieranych od osób lub jednostek korzystających z działalności socjalnej,

– z darowizn oraz zapisów osób fizycznych i prawnych,

z przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej.

Wyszczególnienie	Wysokość odpisu
1. Wysokość odpisu podstawowego	37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub jeżeli było wyższe w drugim półroczu poprzedniego roku.
2. Zwiększenia odpisu podstawowego	Odpis podstawowy może być zwiększony o: 6,25% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, posiadającą orzeczenie o znacznym lub nieznacznym stopniu niepełnosprawności, 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego u pracodawcy, którzy sprawują opiekę socjalną nad emerytami i rencistami.
3. Odpis z tytułu zatrudnienia młodocianych pracowników	Wysokość odpisu wynosi: 5% – w pierwszym roku nauki, 6% – w drugim roku nauki, 7% – w trzecim roku nauki.
4. Odpis na pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach	50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub jeżeli było wyższe w drugim półroczu poprzedniego roku.
5. Odpis wynikający z przepisów ustawy Karta nauczyciela i ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym	Dla nauczycieli i pracowników uczelni odpis wynosi 6,5% planowanych rocznych środków przeznaczonych na wynagrodzenia osobowe. Dla nauczycieli emerytów i rencistów będących emerytami lub rencistami – 5% pobieranych przez nich emerytur i rent, a w przypadku byłych pracowników uczelni publicznych 10% rocznej sumy najniższej emerytury lub renty z roku poprzedniego.

 Źródło: opracowanie własne.

6. Osoby korzystające ze świadczeń ZFŚS

Uprawnionymi do korzystania z funduszu są:

– pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, a także członkowie ich rodzin,

– pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,

– emeryci i renciści, którzy są byłymi pracownikami zakładu oraz członkowie ich rodzin,

– członkowie rodzin po zmarłych pracownikach, jeżeli byli na ich utrzymaniu,

– osoby, którym zakład pracy przyznał prawo do korzystania ze środków funduszu, na przykład dzieci z domu dziecka.

7. Zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych

Dla wyznaczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku uwzględnia się:

1) pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i określony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar pracy),

2) pracowników przebywających na urlopach wychowawczych,

3) osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,

4) osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujące pracę nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni.

Zmiany stanu zatrudnienia w ciągu roku nie powodują korekty odpisów na ZFŚS w tym okresie. Jednak na koniec roku należy skorygować odpis na ZFŚS uwzględniając faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników. Przeciętną liczbę pracowników ustala się następująco: należy dodać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego lub obrotowego i otrzymaną sumę podzielić przez 12, co ilustruje przykład 3.

Przykład 3:
Zatrudnienie 1 stycznia wynosi 62 osoby (po przeliczeniu na pełne etaty). Strukturę zatrudnienia w roku przedstawia tabela 3.

Miesiąc	Liczba pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy	Liczba pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w nie pełnym wymiarze czasu (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy)	Liczba pracowników przebywających na urlopach wychowawczych	Razem
Styczeń	56	4	2	62
Luty	56	4	2	62
Marzec	58	4	2	64
Kwiecień	57	4	2	63
Maj	55	5	2	62
Czerwiec	58	5	2	65
Lipiec	58	5	1	64
Sierpień	60	5	1	66
Wrzesień	63	4	1	68
Październik	62	4	1	67
Listopad	62	5	1	68
Grudzień	63	5	1	69
Razem	708	54	18	780

Na podstawie przedstawionych danych określić wielkość odpisu podstawowego uwzględniając zatrudnienie na 1 stycznia oraz korektę odpisu, która należy przeprowadzić najpóźniej do końca grudnia danego roku.

Rozwiązanie przykładu 3:
Odpis podstawowy: 62 osoby x średnia płaca x 37,5%.
Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych: 780 ÷ 12 = 65 osób.
Korekta odpisu podstawowego: 3 osoby x średnia płaca x 37,5%.
Warto podkreślić, że na początek roku pracodawca powinien zaplanować przeciętną liczbę zatrudnionych, na przykład z grudnia roku poprzedniego uwzględniając planowane zmniejszenia i zwiększenia liczby pracowników w ciągu roku w celu możliwie dokładnego ustalenia wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W końcu roku, najpóźniej do 31 grudnia, pracodawca powinien skorygować wysokość planowanego odpisu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

8. Rachunek środków ZFŚS
Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Przekazanie środków powinno nastąpić do 30 września danego roku, z tym że do 31 maja należy przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisu w ciężar kosztów na ZFŚS.

9. Otrzymane świadczenia przez osoby uprawnione a podatek dochodowy i ubezpieczenia społeczne
Zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. nie podlegają opodatkowaniu:

1) zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 u.p.d.o.f.),

2) wartość rzeczowych świadczeń (np. paczki świąteczne, bilety na imprezy sportowe lub kulturalne) otrzymanych przez pracownika, finansowanych w całości ze środków ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł, rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f.),

3) dopłaty do wypoczynku zorganizowanego dla dzieci i młodzieży do 18 lat przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu (art. 21 ust. 1 pkt 78 u.p.d.o.f.).

Warto podkreślić, że pozostałe świadczenia ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Nie podlegają objęciu składkami na ubezpieczenie społeczne, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), następujące świadczenia:

– wartość świadczeń okolicznościowych, na przykład bonów towarowych niepodlegających wymianie na pieniądze, paczek świątecznych do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty, która została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych,

– zapomogi losowe w wypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych, długotrwałej choroby,

– świadczenia wypłacane ze środków funduszu świadczeń socjalnych przeznaczonych na cele socjalne,

– świadczenia wypłacane ze środków funduszu na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u tych pracodawców, którzy nie tworzą funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty podstawowego odpisu.

Warto również podkreślić, że składkami na ubezpieczenia społeczne nie są objęte wypłacone świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty podstawowego odpisu.