Opłata administracyjna z tytułu zajęcia pasa drogowego stanowi opłatę ustalaną i pobieraną przez organy władzy lokalnej. Należy bowiem zaznaczyć, iż to właśnie jednostki samorządu terytorialnego są obowiązane do zarządzania drogami publicznymi i do wydawania decyzji, np. dotyczących użytkowania pewnej części drogi publicznej na własny użytek. Natomiast zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Zgodnie z powyższym organ władzy publicznej nie jest podatnikiem podatku VAT w odniesieniu do czynności, które są w zakresie działalności podstawowej organu (m.in. nakładanie odpowiednich opłat administracyjnych).

Dokonując przeniesienia kosztów przedmiotowej opłaty administracyjnej należy zwrócić uwagę, iż po stronie przenoszącego jej koszty nie dochodzi do wykonania świadczenia, o którym stanowi art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym w opisywanym przepadku nie dochodzi do dokonania sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT, co jest ściśle powiązane z administracyjnym charakterem opłaty.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż w opisywanym przypadku obciążenie kosztami opłaty za zajęcie pasa drogowego powinno zostać udokumentowane notą księgową, a nie fakturą VAT. Stanowisko redakcji portalu TAXFIN znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Podgórze z dnia 22 listopada 2005 roku (sygn. PP/443-185/05), zgodnie z którym: „zarówno udzielenie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego jak i naliczenie opłat za jego zajęcie, stanowią czynności urzędowe wykonywane przez organy administracji publicznej w drodze decyzji administracyjnej(…). Zarządca dróg wydając zezwolenie na zajęcie pasa drogowego i pobierając za niego opłatę nie działa jako podatnik podatku od towarów i usług, a czynność dokumentowana jest decyzją administracyjną(…). Czynność „przenoszenia kosztów” zajęcia pasa drogowego przez Spółkę na na Inwestora nie podlega ustawie o podatku od towarów i usług, gdyż nie mieści się w zakresie czynności wymienionych w art. 5 w/w ustawy o VAT i powinna być dokumentowana notą księgową”.