Jednocześnie dodać należy, iż opisywane podróże będą miały charakter służbowy, jednakże Spółka zamierza zapewnić pracownikowi jedynie pokrycie kosztów podróży innymi, tańszymi środkami transportu niż przewóz samolotowy. W jaki sposób należy opodatkować niniejszą transakcję na gruncie VAT?
W celu ustalenia prawidłowego sposobu opodatkowania opisywanej transakcji podatkiem od towarów i usług konieczne jest określenie jej charakteru prawnego. W tym miejscu należy rozważyć czy przeniesienie wspomnianych kosztów podróży stanowi odsprzedaż usług czy też zwrot wydatków. Przy czym trzeba zaznaczyć, iż zarówno ustawa o podatku od towarów i usług (zwana dalej: ustawą o VAT), jak i wydane do niej akty wykonawcze, nie zawierają regulacji dotyczącej odsprzedaży usług (zwanej potocznie „refakturowaniem”) oraz zwrotu kosztów nabytych usług. Tym samym w tej materii należy odnieść się do odpowiednich regulacji wspólnotowych.
W przypadku dokonania odsprzedaży usług (refakturowania) zastosowanie znajdzie art. 28 (uprzednio 6 ust. 4 VI Dyrektywy) Dyrektywy 2006/112 VAT Rady UE, zgodnie z którym w przypadku, gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej bierze udział w świadczeniu usług, uważa się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Warto dodać, iż warunkiem, który należy spełnić, aby mówić o odsprzedaży (refakturowaniu) usług jest uznanie podmiotu, który jest ich nabywcą za bezpośredniego beneficjenta (nabywcę) tychże usług. W takim przypadku odsprzedaż usług będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, a tym samym konieczne będzie jej udokumentowanie za pomocą faktury VAT.
W opinii redakcji portalu TAXFIN przeniesienie wspomnianych kosztów nie stanowi odsprzedaży (refakturowania) usług, gdyż pracownik nie jest bezpośrednim beneficjentem tychże usług. Należy bowiem zwrócić uwagę, iż wspomniane koszty dotyczą zadań realizowanych przez pracownika na rzecz spółki. Natomiast obciążenie ich kosztami wynika z wyboru przez pracownika bardziej luksusowego środka transportu.
W tym miejscu należy dodać, iż w pewnych sytuacjach przeniesienie kosztów usług na kontrahenta można również traktować wyłącznie jako zwrot wydatków, nie zaś świadczenie (odsprzedaż) usług. Bowiem stosownie do brzmienia art. 79 Dyrektywy 2006/112/WE Rady podstawa opodatkowania VAT nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługodawcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym.
Oznacza to, iż jeżeli podatnik ponosi wydatki w czyimś imieniu i na czyjąś rzecz oraz księguje wydatki oraz kwoty otrzymane na ich zakup, nie powinna rozpoznawać świadczeniem usług w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Wskazać bowiem należy, iż aby doszło do świadczenia usług w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o VAT musi zaistnieć „świadczenie”, przez które należy rozumieć, zgodnie z art. 353 § 2 Kodeksu cywilnego, określone zachowanie dłużnika polegające na działaniu lub zaniechaniu działania. Zobowiązanie kontrahenta do ponoszenia przedmiotowych kosztów nie dotyczy świadczenia mającego charakter usługi, lecz wyłącznie świadczenia pieniężnego w postaci zwrotu kosztów, które na jego rzecz poniosła spółka.
W celu zastosowania powyższego mechanizmu bez narażania się na ryzyko podatkowe, spółka powinna zawrzeć umowę z pracownikiem, w której zostaną ustalone reguły dotyczące obciążania pracownika kosztami podróży samolotowych, odbywanych w związku z podróżami służbowymi. W takiej sytuacji spółka nie będzie zobowiązana do opodatkowania niniejszej transakcji podatkiem od towarów i usług, a tym samym do wystawienia faktury VAT. Podkreślić należy, iż w tej sytuacji opisywaną transakcję należy udokumentować notą obciążeniową wystawioną na rzecz pracownika.
Uwzględniając powyższe należy stwierdzić, iż obciążenie pracownika kosztami podróży samolotowych nie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a będzie stanowiło jedynie zwrot wydatków poniesionych przez spółkę. Warunkiem do zastosowania niniejszego sposobu przenoszenia kosztów podróży jest zawarcie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem odpowiedniej umowy, z której będzie wynikało, iż spółka zobowiązuje się zapewnienia pracownikowi transportu innego niż lotniczy. Natomiast w przypadku, gdy pracownik zdecyduje się na odbycie podróży służbowej z wykorzystaniem transportu lotniczego, spółka ma prawo do przeniesienia na pracowników wydatków związanych ze wspomnianą podróżą.
