Podkreślić należy, iż stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem tych, które zostały wymienione w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Oznacza to, iż podatnik ma możliwość odliczenia do celów podatkowych wszelkich kosztów, pod tym jednak warunkiem, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Koszty poniesione z tytułu użytkowania przedmiotowych samochodów osobowych na podstawie zawartej umowy najmu będą podlegały ograniczeniom wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Kosztami uzyskania przychodów podatnika będą zatem wydatki rzeczywiście poniesione, ale w kwocie nie wyższej niż wynikającej z przemnożenia faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Nadwyżka wydatków poniesionych przez podatnika ponad limit ustalony zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT będzie podlegała wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.
Dodać trzeba, iż przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Wymagane jest, aby ewidencja przebiegu zawierała: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (początek i koniec trasy), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Niespełnienie choćby jednego ze wskazanych warunków skutkuje brakiem możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Przedstawione stanowisko potwierdza postanowienie Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 17.07.2007r. (sygn. 1471/DPR2/423-60/07/JB).
Ponadto podatnik powinien gromadzić dowody potwierdzające, że koszt wynajęcia danego samochodu był związany z osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów (np. opis wyjazdu i w jaki sposób jest on związany z działalnością podatnika, polecenie wyjazdu służbowego itp.).
