Po pierwsze trzeba wskazać iż a czas urlopu przysługuje pracownikowi takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Tak stanowi art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Zgodnie z tymi regulacjami w przypadku otrzymywania przez pracownika zmiennych składników wynagrodzenia, mogą być one obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość ich ulega znacznym wahaniom, mogą być przyjęte z okresu 12 miesięcy. Ponadto rozporządzenie wskazuje, które składniki należy uwzględnić, a które pominąć w tym wynagrodzeniu. Przy czym stałe miesięczne wynagrodzenie przyjmuje się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast składniki zmienne o charakterze jednomiesięcznym, przyjmuje się do podstawy wymiaru, w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Wynagrodzenie za urlop oblicza się:

• dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Powyższe oznacza iż nie powinno być różnic w samym ujęciu wynagrodzenia w księgach rachunkowych, ponieważ jak wskazuje art. 172 kodeksu pracy jest to wynagrodzenie jakie by pracownik otrzymał, gdyby pracował.
Czyli  listę płac obejmującą wynagrodzenia urlopowe należy zaksięgować:

A) wynagrodzenie brutto – lista płac:

• Wn Wynagrodzenia
• Ma Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

B) składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne:

• Wn Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
• Ma Rozrachunki z ZUS,

C)  zaliczki na podatek dochodowy płatne przez pracownika

• Wn Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
• Ma Rozrachunki z urzędem skarbowym

D) naliczone składki na ubezpieczenia społeczne pracowników pokrywane przez pracodawcę oraz obligatoryjne odpisy na FP i FGŚP:

• Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
• Ma Rozrachunki z ZUS.

Podstawa prawna
art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.)