Na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy. Zatem w sytuacji, kiedy sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży jest paragon fiskalny.
Pamięć fiskalna kasy rejestrującej to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały, jednokrotny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia. Zatem kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji.
Niemniej zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). Wprawdzie przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur VAT), ale brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie. Obrotem dla celów VAT jest bowiem kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na paragonie fiskalnym.
Skoro kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych rozwiązań księgowych. W takim przypadku, oprócz obliczenia zobowiązania VAT we właściwej wysokości, złożenia korekt deklaracji wraz z wyjaśnieniami przyczyn korekty deklaracji oraz zapłaty zaległego podatku VAT wraz z odsetkami, należy prowadzić tzw. ewidencję korekt. Przepisy nie określają formy takiej ewidencji ani jakie pozycje powinna ona zawierać. Wydaje się jednak, że wystarczające będzie, jeśli taka ewidencja będzie zawierać dane niezbędne do ustalenia przyczyn, kwoty i zakresu korekty, dane o wielkości obrotu i kwot podatku VAT z poszczególnych dni (w wielkości nieprawidłowej i właściwej). Z ewidencji korekt powinna wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu.
Co więcej, w książce serwisowej kasy należy odnotować wprowadzone zmiany w oprogramowaniu kasy, jeśli ma to miejsce wraz z korektą sprzedaży (np. zmiana nieprawidłowej stawki VAT) oraz sporządzić protokół na tę okoliczność.
Prawidłowość powyższego podejścia potwierdza interpretacja indywidualna Ministra Finansów wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 17 kwietnia 2009 r. (IBPP1/443-101/09/AL).
