Faktura VAT powinna stwierdzać w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę podatku i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika oraz nabywcy. W myśl zatem generalnej zasady zarejestrowany podatnik jako podatnik VAT czynny posiadający numer identyfikacji podatkowej wystawia faktury oznaczone jako faktury VAT dokumentujące dokonane dostawy towarów bądź wykonania usługi.

Ustawodawca w oparciu o paragraf 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług² [dalej: rozporządzenie MF] przewidział również sytuacje, w których to nabywca towarów bądź usług w imieniu sprzedawcy, może wystawić faktury oznaczone również jako faktury VAT, które stwierdzają dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług.

Nabywca towarów bądź usług może wystawić fakturę pod następującymi jednak warunkami:

1) jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;

2) ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów do tych faktur- w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;

3) w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy zawierającą w szczególności:

• dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,
• datę zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy.

Umowa pomiędzy stronami regulująca zasady samofakturowania powinna zawierać przynajmniej następujące elementy:

1) postanowienia, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:

a) upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,

b) poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

2) postanowienia, iż podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:

a) będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,

c) poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

3) określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;

4) określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy. W tym zakresie wystarczającym jest, aby w umowie o upoważnieniu nabywcy towarów i usług do wystawienia faktur w mieniu sprzedawcy, strony transakcji podały grupy asortymentowe towarów będących przedmiotem umów o samofakturowaniu, stanowisko to potwierdzają organy podatkowe (por. interpretacja indywidualna z 11 maja 2009, wydana przez Ministra Finansów- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie sygnatura IPP3/443-121/09-4/MPe.

Faktura wystawiona w oparciu o zasady samofakturowania powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Przepisy rozporządzenia regulują również sytuacje, gdy nabywca wystawia faktury w imieniu dostawcy w formie elektronicznej. W takim przypadku dostawca wyraża zgodę na wystawianie faktur przez nabywcę również w formie elektronicznej. Jeśli przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają dokonanie akceptacji w formie elektronicznej, dostawca dokonuje akceptacji w formie podpisu na czytelnym wydruku przesłanej mu faktury.

Faktury elektroniczne wystawiane przez nabywcę mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Faktura elektroniczna nie zawiera wyrazu „ORYGINAŁ” ani wyrazu „KOPIA”.  Nie jest również wystawiana w dwóch egzemplarzach. Podstawą prawną w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej jest rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Ponadto, przepisy rozporządzenia MF regulują również sytuację, w której nabywca towarów może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy również w przypadku dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. W takim przypadku warunki są następujące:

1) nabywcą towarów jest podatnik od podatku od wartości dodanej zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju

2) dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który został zarejestrowany na VAT PL

3) dokonujący wewnątrzwspolnotowej dostawy towarów dostarczył właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy pisemną informację wraz z danymi nabywcy, z którymi zawarł umowę.

1) Ustawa z 11 marca 2004 r. (Dz. U. nr 54 poz. 535)
2) Rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. (Dz. U. nr 212, poz. 1337)