W świetle powołanego powyżej przepisu nota korygująca jest dokumentem, do którego wystawienia prawo ma nabywca towaru lub usługi. Wystawia ją w sytuacji, gdy po otrzymaniu oryginału faktury (albo faktury korygującej) stwierdzi, że zawiera ona pomyłki w jakiejkolwiek informacji dotyczącej głównie sprzedawcy albo nabywcy lub oznaczenia towaru czy usługi. Chodzi tu np. o błędnie wpisany adres, numer NIP, nazwę którejś ze stron, pomyłki w określeniu daty sprzedaży, daty wystawienia i numeru kolejnego faktury albo numeru z klasyfikacji statystycznej. Nota służy zatem do korekty jedynie treści formalnej faktury i nie może mieć wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT. Nota nie może korygować kwot wynikających z faktury.
Nabywca nie może jednak wystawić noty korygującej, jeżeli pomyłki dotyczą następujących pozycji:

– miary i ilości sprzedawanych towarów lub zakresu wykonanych usług;
– ceny jednostkowej towaru lub usługi bez usługi bez podatku (wartości jednostkowej netto);
– wartości towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);
– stawki podatku;
– sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku lub niepodlegająch opodatkowaniu;
– kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
– kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Nota korygująca może być również wystawiona do faktury korygującej.

W przypadku pomyłek, błędów w powyżej wymienionych pozycjach, sprzedawca towarów bądź usługi zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej.

Treść noty korygującej

W zakresie wystawiania przez nabywcę noty korygującej istnieje pewna dowolność, nie ma bowiem jednolitych powszechnie obowiązujących wzorów tych dokumentów, niemniej jednak zgodnie z paragrafem 15 punkt 3 Rozporządzenia MF nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

– wyrazy „nota korygująca”
– numer kolejny i datę jej wystawienia;
– imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;
– numer faktury bądź faktury korygującej, datę jej wystawienia, datę sprzedaży, której dotyczy nota korygująca;
– wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Noty korygującej nie należy też mylić z notą księgową. Noty księgowe jak nazwa wskazuje są dokumentem księgowym, który wystawia się np. jako wewnętrzne dokumenty rozliczeniowe, lub dokumenty na podstawie których spółka wzywa kontrahenta do płatności, a następnie wystawia fakturę zaliczkę na otrzymaną kwotę. Nota księgowa zatem co do zasady dokumentuje operacje, które nie podlegają przepisom ustawy o VAT.

Co zrobić z wystawioną notą korygującą?

Poprawnie sporządzoną notę korygującą należy przesłać wystawcy faktury (albo faktury korygującej) wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury (lub faktury korygującej) zaakceptuje treść noty, to potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury i kopię odsyła wystawcy noty.

W wypadku zniszczenia lub zagubienia oryginału noty korygującej nabywca na wniosek sprzedawcy ponownie wystawia notę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w jej kopii. Z tym, że nota wystawiona ponownie musi być oznaczona wyrazem Duplikat oraz zawierać datę wystawienia zarówno oryginału noty, jak i duplikatu. Duplikat noty korygującej należy wystawić w dwóch egzemplarzach (oryginał dla sprzedawcy, a kopia – dla nabywcy).

Oryginały i kopie not korygujących, a także duplikaty tych dokumentów podatnicy mają obowiązek przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku braku podpisanej przez sprzedawcę noty korygującej

Ciekawym zagadnieniem jest sytuacja, w której pomyłka w fakturze co do adresu nabywcy, bądź numeru NIP prowadzi do wątpliwości w zakresie prawa nabywcy do odliczenia podatku VAT naliczonego z tej faktury.

Przepisy ustawy o VAT w dziale IX w art. 86 ustęp 1 oraz 2 stanowią, iż w zakresie w jakim towary bądź usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika.

Z powyżej wymienionych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Pomimo, iż przepisy rozporządzenia MF określają notę korygująca jako specyficzny rodzaj faktury, to faktura ta nie zawiera kwot podatku, a zatem nie może stanowić dokumentu, na podstawie którego przysługuje bądź nie prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Ponadto, art. 88 ust 3a ustawy o VAT który zawiera katalog dokumentów, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku naliczonego również nie przewiduje, aby podanie błędnego numeru NIP nabywcy na fakturze VAT albo nawet jego pominięcie pozbawiało podatnika prawa do odliczenia podatku.
Należy więc stwierdzić, iż przepisy ustawy o VAT nie zawierają zapisów, które uzależniałyby możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego w przypadku braku posiadania przez wystawcę noty korygującej, jej potwierdzenia przez sprzedawcę. Wprawdzie zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia MF nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią, to jednak z przepisów tych nie wynika, aby brak tego potwierdzenia uniemożliwiał dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego. Zgodnie bowiem z § 15 ust. 4 rozporządzenia MF, jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją jedynie podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej.
Podatnik ma zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktury, na której widnieje jej błędny NIP, pod warunkami określonymi w art. 86 ust. 1.
Należy również dodać, że w przypadku wystawienia przez spółkę noty korygującej odliczenie podatku naliczonego z faktury zakupowej, do której tę notę wystawiono, nie jest uzależnione od zaakceptowania danej noty przez wystawcę faktury. A zatem podatnik ma prawo dokonać stosownego odliczenia podatku naliczonego określonego w otrzymanej fakturze nawet wówczas, gdy nie dostał jeszcze od kontrahenta potwierdzonej kopii noty korygującej. W tym przypadku zastosowanie znajdują bowiem zasady ogólne określone w przepisach art. 86 ust. 10-12, 16 i 18 ustawy, które określają moment odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury.