Przy czym jednostka ma na to czas do końca marca następnego roku obrotowego. Oznacza to, że do dnia 31 marca 2010 r., który wyznaczał termin sporządzenia sprawozdania finansowego za 2009 r., jednostka mogła jeszcze dokonywać zapisów w księgach rachunkowych za 2009 r. Potem ujecie danych mogło dotyczyć tylko istotnych informacja i tylko na zasadach przewidzianych w art. 54 ustawy.

Przepisy przewidują iż najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy powinno nastąpić ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność. Zatem ostateczne zamkniecie ksiąg za 2009 r. powinno nastąpić nie potniej niż do 15 lipca 2010r. Zgodnie bowiem z  tym art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości jeśli sprawozdanie finansowe jednostki za 2009 r. zostałoby zatwierdzone 0 czerwca 2010 r., to czas na ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2009 r. jednostka mieć będzie do dnia 15 lipca 2010 r.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe przy pomocy odpowiednich programów komputerowych powinny więc zablokować możliwość dokonywania zapisów. Warto podkreślić iż nie zawsze oznacza to obowiązek wydrukowania ksiąg rachunkowych.
Za równoważne z wydrukiem uznaje się bowiem przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, który zapewnia trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z powyższymi zasadami jednostki prowadzące księgi rachunkowe przy pomocy odpowiednich programów komputerowych mogą więc po zablokowaniu możliwości dokonywania zapisów w księgach rachunkowych za 2009 r. przenieść treść tych ksiąg na informatyczny nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji oraz możliwość ich wydrukowania.

Natomiast wydruk jest konieczny, jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przy komputerowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych ochrona danych powinna polegać na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),