W postępowaniu sądowym strona może złożyć wniosek o zwolnienie od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i w toku. Sąd może zwolnić wnioskodawcę w całości lub części od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych. Wyjaśnienia wymaga, że zwolnienie wnioskodawcy przez sąd od obowiązku uiszczania kosztów sądowych ma skutek ex nunc, czyli od momentu zwolnienia strony od tego obowiązku i nie działa wstecz. Sąd może zwolnić stronę od kosztów sądowych w całości. Strona w całości zwolniona od kosztów sądowych z mocy ustawy nie uiszcza opłat sądowych i nie ponosi wydatków, które obciążają tymczasowo Skarb Państwa. Wskazać należy, że „tymczasowe zwolnienie” oznacza, że kosztami tymi sąd ostatecznie obciąży przeciwnika strony zwolnionej od kosztów w orzeczeniu kończącym sprawę w instancji, przy odpowiednim zastosowaniu zasad obowiązujących przy zwrocie kosztów procesu. W praktyce, gdy strona zwolniona wygra toczące się postępowanie, sąd obciąży kosztami stronę przegrywającą. Jednakże w przypadku przegrania sprawy przez stronę zwolnioną od obowiązku ponoszenia kosztów, wszelkie koszty pokrywa Skarb Państwa. Jednocześnie należy wskazać, że zwolnienie przez sąd od kosztów sądowych nie jest równoznaczne z brakiem obowiązku zwrotu drugiej stronie kosztów zastępstwa procesowego. Otóż nawet w przypadku całkowitego zwolnienia przez sąd od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych, wnioskodawca jest zobligowany do zapłaty kosztów wynagrodzenia profesjonalnego pełnomocnika procesowego drugiej strony.
Ponadto sąd może zwolnić stronę od kosztów sądowych w części, jeżeli strona jest w stanie ponieść tylko część tych kosztów. Częściowe zwolnienie od tych kosztów może polegać na zwolnieniu od poniesienia albo ułamkowej lub procentowej ich części, albo określonej ich kwoty, albo niektórych opłat lub wydatków. Może też polegać na przyznaniu zwolnienia co do pewnej części roszczenia lub co do niektórych roszczeń dochodzonych łącznie; roszczenia te lub ich części sąd określa w postanowieniu o przyznaniu częściowego zwolnienia od kosztów sądowych. Strona częściowo zwolniona od kosztów sądowych obowiązana jest uiścić opłaty oraz ponieść wydatki w takiej wysokości, jaka nie jest objęta zwolnieniem przyznanym przez sąd.
Zwolnienia od kosztów sądowych może się domagać zarówno osoba fizyczna jak i osoba prawna. W przypadku osoby fizycznej do wniosku o zwolnienie od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych należy złożyć odpowiednie oświadczenie, z którego wynika, że wnioskodawca nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Oświadczenie majątkowe składa się na odpowiednim formularzu, ze wskazaniem danych o stanie rodzinnym, majątkowym, dochodach i źródłach utrzymania wnioskodawcy. W przypadku nie dołączenia do wniosku oświadczenia lub niekompletności oświadczenia, sąd wzywa wnioskodawcę do usunięcia tych braków w terminie 7 dni, pod rygorem zwrotu wniosku.
Osoba prawna może również wystąpić z wnioskiem o zwolnienie od kosztów, jeżeli wykaże, że nie jest w stanie ponieść tych kosztów. Jednakże praktyka sądowa wskazuje, że całkowite zwolnienie osoby prawnej od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych jest niezwykle rzadkie. Sądy stoją na stanowisku, że osoby prawne, będące podmiotami profesjonalnymi, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinny w taki sposób planować swój budżet, żeby uwzględnić również środki finansowe na ewentualne postępowania sądowe. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że sąd może cofnąć udzielone wcześnie zwolnienie od kosztów, w przypadku gdy okoliczności, na podstawie których nastąpiło zwolnienie uległy zmianie lub w ogóle nie istniały. W sytuacji, gdy strona składająca wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych złożyła fałszywe oświadczenia o swojej sytuacji majątkowej, sąd może ją skazać na grzywnę w wysokości do 1.000,00 zł. W takim przypadku obowiązek uiszczenia wszystkich kosztów sądowych, mimo wcześniejszego zwolnienia obciąża wnioskodawcę.
