Jeśli natomiast program zostanie źle wybrany, nie sprawdzi się, spowoduje to problemy w księgowości, zakłócenia w zarządzaniu firmą, a w konsekwencji nawet straty finansowe.

Najwygodniej jest wdrożyć nowy system finansowo- księgowy na poczet roku obrachunkowego. Wtedy punktem wyjścia do zapisów w kiesach rachunkowych w „nowym” systemie są dane ustalone przy okazji sporządzania sprawozdania finansowego.
Niektóre jednostki stają przed koniecznością zmiany oprogramowania finansowo księgowego w ciągu roku.
Warto podkreślić iż ustawa o rachunkowości  nie zawiera ograniczeń, co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego. Możliwa jest zatem zmiana i wdrożenie sytemu w trakcie trwania roku obrotowego. Z tym że niesie to więcej wyzwań zarówno dla księgowości, kontrolujących jak i oczywiście osób wdrążających nowy system FK.

Podkreślić należy iż  zmiana systemu FK powoduje konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK oraz zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK.

Komitet Standardów Rachunkowości podkreśla iż zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą automatycznie zmian zasad (polityki) rachunkowości. Najczęściej bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia postanowień art. 8 ust 2 uor, który w przeciwnym wypadku nakazywałby korektę i przekształcenie danych retrospektywnie, a więc nieporównanie więcej pracy i wyzwań.

W przypadku wdrożenia nowego systemu FK najczęściej następuje zmiana planu kont. Niezwykle istotne jest aby takie zmiany były:

• odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości;
• opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki – jest on wszakże odpowiedzialny za cała rachunkowość.

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),
• uchwała nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13.04.2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.