Komitet Standardów Rachunkowości w swoim stanowisku zwraca uwagę iż, jeżeli algorytm stosowany w nowym systemie FK daje inne rezultaty niż algorytm stosowany dotychczas, to w okresie przejściowym czyli do końca bieżącego roku obrotowego, konieczne może być korygowanie wartości wyliczanych przez nowy algorytm do wartości wynikającej z dotychczasowego algorytmu za pomocą uzupełniających dekretacji księgowych. KSR przewiduje też alternatywne rozwiązanie, które polega – w razie zmiany systemu FK – na przeliczeniu za okres od początku roku danych zgodnie z nowymi algorytmami.
Warto podkreślić iż w przypadku sporządzania i publikowania przez jednostkę sprawozdań śródrocznych przyjęcie takiego rozwiązania oznacza przeliczenie danych sprawozdań za okres od początku roku zgodnie z nowymi algorytmami. Przyjęte rozwiązanie wymaga ujęcia w zasadach (polityce) rachunkowości i zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
Zgodnie z par 40 stanowiska w razie zmiany systemu FK w ciągu roku obrotowego problemem technicznym jest zapewnienie prezentacji porównywalnych danych narastająco od początku roku obrotowego. Dlatego konieczne jest, aby w przypadku zmiany systemu FK zapewniona została ciągłość danych od początku roku obrotowego do momentu zmiany systemu. W tym celu dane z dotychczasowego systemu FK mogą być przeniesione do nowego systemu FK za pomocą:
- zapisów szczegółowych,
- obrotów lub
- sald.
Przeniesienie wszystkich zapisów szczegółowych zapewnia prezentację danych w sposób ciągły, ale jest rzadko stosowane Jest ono bardzo pracochłonne. Poza tym najczęściej, gdy zmiana systemu FK wiąże się ze zmianą planu kont, to przeniesienie zapisów szczegółowych nie jest zazwyczaj możliwe. Na ogół przeniesienie danych z okresu poprzedzającego zmianę, do nowego systemu FK następuje w formie zagregowanej obrotów albo sald.
W takiej sytuacji problem stanowić może udokumentowanie powiązań pomiędzy zapisami szczegółowymi w dotychczasowym systemie a zapisami zagregowanymi w nowym systemie. KSR zaleca zatem, aby:
przetestowano, w ramach testów akceptacyjnych dane przeniesione do nowego systemu FK pod kątem ich poprawności i zgodności z przyjętą koncepcją przeniesienia. Dokumenty potwierdzające wykonanie testów powinny być odpowiednio archiwizowane i stanowić część dokumentów objętych kontrolą wewnętrzną zmian systemu FK;
sposób powiązania danych pomiędzy dotychczasowym a nowym systemem FK umożliwiał jednoznaczne zweryfikowanie i uzgodnienie poszczególnych danych w dotychczasowym i nowym systemie FK;
dokument opisujący powiązanie zapisów między dotychczasowym a nowym systemem FK był zatwierdzony przez kierownika jednostki.
Pamiętać należy iż art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości zaleca aby po przeniesieniu danych, dotychczasowy system FK powinien zapewnić dostęp do historycznych danych oraz dowodów i zapisów księgowych.
Podstawa prawna
- ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),
- uchwała nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13.04.2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.
