Jednym z obowiązków kierownika jednostki w zakresie rachunkowości jest określenie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. Zgodnie z art. 17 ust 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) można po uwzględnieniu rodzaju i wartości poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, stosować jedną z następujących metod prowadzenie ksiąg pomocniczych:

• ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych;
• ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych.
• ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań,
• odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia.

Warto zwrócić uwagę na ostatnią metodę – dotyczy ona wszystkich rodzajów zapasów. Nie jest to metoda, której stawiane są jakiekolwiek ograniczenia z punktu widzenia podatku dochodowego.
Oznacza to, że każda jednostka ma prawo dokonywać odniesienia w koszty wartości zakupionych surowców, wytworzonych produktów.  Jeśli stosuje takie rozwiązanie ma równocześnie obowiązek zgodnie z art. 26 ust 3 pkt. 3 uor na dzień bilansowy dokonać inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów niezużytych w toku działalności. Jej obowiązkiem jest odpowiednie udokumentowanie tej inwentaryzacji poprzez sporządzenie arkuszy spisu z natury, protokołów różnic inwentaryzacyjnych oraz protokołów rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Wynik inwentaryzacji, czyli wartość niezużytych do działalności lub niesprzedanych zapasów będzie korygowała wartość kosztów przypadających na dany okres sprawozdawczy.
Wycenioną wartość zapasów ujmuje się zapisem

• Wn Materiały/ Wyroby gotowe / Półprodukty
• Ma Rozliczenie kosztów

W rachunku zysków i strat wartości te wpłyną na „Zmianę stanu produktów”.

Przyjecie rozwiązania przewidzianego w art. 17 ust 2 pkt. 4 uor jest wygodne – nie ma konieczności prowadzenia na bieżąco dokumentacji ilościowe bądź ilościowo- wartościowej. Wymaga jednak nakładu pracy na dzień bilansowy związanego z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Warto, zatem wybrać tę możliwość dla takich grup zapasów, które nie wykazują dużych stanów na koniec roku obrotowego.

Podstawa prawna:
art. 17 ust 2 pkt. 3 i art. 26 ust 3 pkt. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)