1. Przed przystąpieniem do spisu z natury osoby materialnie odpowiedzialne powinny złożyć zespołowi spisowemu oświadczenie wstępne o ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, o uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością oraz przekazaniu do księgowości wszystkich dokumentów związanych z dokonanymi operacjami gospodarczymi.
2. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr ………….do instrukcji

1. Podlegające inwentaryzacji składniki aktywów drogą spisów z natury ujmuje się w arkuszach spisowych lub równorzędnych dokumentach, traktowanych od momentu ich ponumerowania, zaparafowania i zarejestrowania w specjalnej ewidencji jako druki objęte ilościową kontrolą zużycia (ścisłego zarachowania) .
2.     Arkusz spisu z natury lub dokument z nim równorzędny jak karta lub protokół spisu powinien być wypełniony bez pozostawiania wolnych pozycji i kolumn, a także powinien zawierać następujące dane oraz informacje:

• nazwę „arkusz spisu z natury”,
• nazwę jednostki w postaci zapisu lub pieczątki,
• numer kolejny arkusza uniemożliwiający jego podmianę, np. parafę przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej albo osoby odpowiedzialnej za wydane druki ścisłego zarachowania,
• określenie metody inwentaryzacji (np. spis z natury, wg obmiaru),
• nazwę pola spisowego,
• godzinę i datę przeprowadzenia spisu – na każdym arkuszu,
• numer kolejny strony arkusza, dotyczącego poszczególnych grup składników (np. materiałów – w stosunku do każdej z nich z podziałem na: pełnowartościowe, uszkodzone, obce),
• imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także podpisy tych osób na każdej stronie arkusza spisowego (w tym osób obserwujących inwentaryzację),
• numer kolejny pozycji spisowej,
• szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy),
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną z natury ( po przeliczeniu, sprawdzeniu ),- na stronie na której zakończono spis danej grupy składników -umieszcza się klauzulę „Spis zakończono na poz…”.

3. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji arkusze należy zaopatrzyć pieczątką jednostki, podpisami zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej (na każdym arkuszu)   oraz zapisem „Spis zakończono na pozycji nr ….” wymieniając ostatnią  liczbę  porządkową spisu.  Wolne pozycje winny być zakreślone „Z”.

1. Wymienione wyżej informacje wpisuje się do arkusza spisowego w sposób trwały, tj. na komputerze, pismem maszynowym, długopisem itp.

2. Zapisy błędne wprowadzone na arkusze spisowe mogą być korygowane natychmiast podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej – zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

3. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

4. W czasie spisu należy wypełnić wszystkie pozycje i kolumny arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, bowiem wyceny spisów dokonuje później odpowiedni pracownik księgowości. Zespoły spisowe dane dotyczące ceny i wartości wpisują w przypadku inwentaryzacji ewidencjonowanych jedynie wartościowo towarów w detalu i gastronomii. Dodatkowo zobowiązane są one do sporządzenia zestawienia stron arkuszy spisowych oraz ustalenia wartości towarów w dniu spisu, porównania jej z raportem placówki i wstępnego dokonania rozliczenia inwentaryzacji, które ułatwia podjęcie decyzji o otwarciu sklepu lub lokalu gastronomicznego.

5. W przypadku spisów zdawczo-odbiorczych arkusze spisowe sporządza się w trzech egzemplarzach (w pozostałych przypadkach w dwóch), z przeznaczeniem oryginału dla księgowości, a kopii dla osób odpowiedzialnych materialnie.

6. Składniki zbędne, nadmierne, nieprzydatne, niepełnowartościowe oraz będące własnością innych osób spisuje się na odrębnych arkuszach spisowych; kopie (lub kserokopie) spisów towarów obcych wysyła się przy piśmie właścicielowi. W uwagach arkuszy spisowych zapasów niepełnowartościowych, nadmiernych itp. podaje się przyczynę, stopień uszkodzenia, powód nieprzydatności itp. ułatwiający podjęcie decyzji o ich zagospodarowaniu, deprecjacji, upłynnieniu itp.

7. Stosowane w arkuszach spisowych nazwy, symbole i jednostki miary winny pochodzić z indeksu używanego w ewidencji księgowej, ponieważ posługiwanie się nazwami przypadkowymi utrudnia ustalenie i rozliczenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.
[page_break]

1. Ustaloną drogą policzenia, zważenia lub zmierzenia, a więc z natury ilość spisywanych rzeczowych aktywów trwałych lub obrotowych, a także środków pieniężnych, ujmuje się do kolejnej pozycji spisu bezpośrednio po dokonaniu pomiaru i ustaleniu ilości. Ilość składników znajdujących się w nienaruszonych opakowaniach można ustalać poprzez przeliczenie liczby opakowań i pomnożenie ich przez zawartość każdego z nich. Dla stwierdzenia autentyczności zawartości opakowania, znajdujących się w nim towarów, co do rodzaju, gatunku i autentycznej jakości, próbnie sprawdza się wybrane opakowania.

2. Drogą szacunków, przybliżonych obmiarów, obliczeń technicznych itp. ustala się ilość składników, dla których ustalenie rzeczywistych ilości jest trudne. Dotyczy to artykułów zwałowych, towarów masowych, sypkich, przestrzennych, ciężkich, trudnodostępnych itp.

3. Oszacowania i pomiaru ilości takich składników dokonują kompetentni specjaliści w obecności zespołu spisowego (lub wchodzący w jego skład) i osób odpowiedzialnych materialnie. Stosowne obliczenia techniczne, szkice, rysunki, wyniki pomiarów itp., powinny być uwidocznione na arkuszach spisowych lub dołączonych do nich materiałach pomocniczych, podpisanych przez zespół spisowy oraz osoby materialnie odpowiedzialne.

4. Wyliczenia, obmiary oraz wszystkie inne dane w oparciu, o które sporządzono szacunek inwentaryzowanego składnika, powinny stanowić załącznik do arkusza spisu z natury. W arkuszu podaje się ostateczny wynik szacunków

5. Jeżeli ustalony drogą szacunków i obmiarów rzeczywisty stan składników różni się od ich stanu ewidencyjnego nie więcej niż o:

• 8% ( DANE SA PRZYKŁADOWE) dla surowców mineralnych (żwir, piasek, glinka kaolinowa, węgiel, koks itp.), a także dla towarów przestrzennych, zwałowych itp. przechowywanych w bryłach nieforemnych i przeliczanych z objętości na wagę,
• 4% ( DANE SA PRZYKŁADOWE)  dla substancji płynnych znajdujących się w zbiornikach oraz towarów sypkich przechowywanych w zasobnikach ewidencjonowanych w tonach lub jednostkach objętości,

za stan wynikający z natury przyjmuje się stan ewidencyjny.

1. Zespoły spisowe dokonujące spisu z natury nie mogą korzystać z ewidencji inwentaryzowanych składników ani też nie mogą być informowane o ich ilościach, z wyjątkiem przypadków szczególnych, przy których za zgodą przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaaprobowaną przez głównego księgowego (np. w odniesieniu do inwentaryzacji produkcji w toku), przy ustaleniu ilości i wyceny, uzasadnione jest skorzystanie z pomocy danych ewidencji.
2.  Ustalenia ilości rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie.
3. Wpis do arkusza spisowego następuje niezwłocznie po ustaleniu ilości danego składnika. Osoby odpowiedzialne materialnie powinny we własnym interesie czuwać wspólnie z zespołami spisowymi nad poprawnością spisu.
4. W przypadku przekazywania pola spisowego innym osobom odpowiedzialnym materialnie należy zapewnić możliwość uczestniczenia przy ustaleniu ilości zarówno osobom przekazującym, jak i przejmującym.
5. W razie niemożności uczestniczenia z ważnych przyczyn w spisie osób odpowiedzialnych materialnie, mogą one upoważnić do tego swoich przedstawicieli; gdy tego nie zrobią, decyzją kierownika jednostki w spisie winna uczestniczyć dodatkowa osoba z urzędu reprezentująca nieobecnego.
[page_break]

1. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji (z wyjątkiem inwentaryzacji niezapowiedzianych) należy poczynić przygotowania zapewniające sprawny i niezakłócony jej przebieg, m.in. poprzez:

• przygotowanie do inwentaryzacji sprzętu, wyposażenia, narzędzi pomiarowych i odzieży ochronnej,
• uporządkowanie składowisk (ułożenie tych samych rodzajów artykułów w jednym miejscu, spryzmowanie towarów masowych itp.),
• wydanie (na zapas) surowców, materiałów, towarów itp., tak aby oddziałom produkcyjnym, zakładom usługowym, sklepom itp. wystarczyło ich do czasu zakończenia i rozliczenia inwentaryzacji,
• przygotowanie pomieszczeń zastępczych na przyjęcie z zewnątrz ewentualnych dostaw.

2. W wyjątkowych i szczególnie uzasadnionych przypadkach, decyzją przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej uzgodnioną z głównym księgowym, może nastąpić wydanie lub przyjęcie określonego składnika w czasie trwania spisu z natury, z zachowaniem jednak dodatkowych procedur kontrolnych polegających na:

• dokumentowaniu takich wydań lub przyjęć jednopozycjowymi dowodami Rw, Pz, itp., parafowanymi przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,
• odnotowaniu na tym dokumencie oraz w pozycji spisu dotyczącej składnika tego samego rodzaju, faktu czy przyjęcia (wydania) dokonano po ujęciu tego składnika do spisu, czy też przed ujęciem.

 

1. Z chwilą zakończenia spisu z natury zespół spisowy sporządza i przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie  zwierające informacje o:

• przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji,
• zabezpieczeniu pomieszczeń i inwentaryzowanych składników,
• przebiegu spisu i ruchu składników w czasie jego trwania.

2.    Wraz ze sprawozdaniem o którym mowa w ust 1 przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej otrzymuje:

• arkusze spisowe wypełnione, anulowane i niewykorzystane,
• rozliczenie z pobranych arkuszy,
• materiały pomocnicze (rysunki, obmiary, wyliczenia itp.),
• oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie.

3. Zespoły spisowe zwracają osobom materialnie odpowiedzialnym prowadzoną przez nich ewidencję (np. kartotekę ilościową).

4. Wzór sprawozdania przygotowywanego przez zespół spisowy stanowi Załącznik nr ……………… do instrukcji

5. Arkusze spisowe po zakończeniu spisu przekazywane są za potwierdzeniem do działu …….. celem dokonania wyceny spisanych składników majątkowych.

6. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje arkusze spisowe głównemu księgowemu,  który zarządza wycenę składników majątkowych.

7. Wyniki spisu z natury powinny być odpowiednio udokumentowane i powiązane z danymi ksiąg rachunkowych.

1. Spis z natury podlega wyrywkowej kontroli merytorycznej przeprowadzanej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub upoważnionych przez niego członków komisji inwentaryzacyjnej.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, polega na sprawdzeniu czy:

• pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu;
• zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji;
• prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników majątkowych, w tym także obliczeń;
•  spis z natury jest kompletny.

3. Po dokonaniu kontroli, o której mowa w ust.1, kontrolujący zaznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym, podpisując się w rubryce „uwagi”.

4. W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie (np. podczas wyceny przez pracownika księgowości), że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, niezbędne jest ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.
[page_break]

1. Środki pieniężne w kasie powinny ,oprócz inwentaryzacji rocznej, być inwentaryzowane:

• przy każdej zmianie osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie (kasjera),
• w dowolnym czasie według decyzji kierownika jednostki,
• w sytuacjach losowych.

2. Jeśli jednostka prowadzi więcej niż jedną kasę, to inwentaryzację gotówki we wszystkich kasach należy przeprowadzać równocześnie, aby zapobiec przemieszczeniu gotówki z kasy do kasy.
3. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich policzenie oraz porównanie ze stanem księgowym, a następnie obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym a rzeczywistym.
4. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji w kasie zespół spisowy powinien sprawdzić jednocześnie przestrzeganie zasad obrotu kasowego określonego w Instrukcji w sprawie organizacji i prowadzenia gospodarki kasowej, a szczególności:

a) prawidłowości zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywania gotówki (kraty, instalacje alarmowe, sprawność ich działania, kasy pancerne, sejfy),
b) zabezpieczenie kluczy zapasowych do kasy,
c) przestrzeganie pogotowia kasowego,
d) prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich  w raporcie kasowym,
e) prawidłowość prowadzenia raportów kasowych,
f) inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania (KP, KW, czeków gotówkowych)  ustaleniu ich zgodności z zapisami kasjera,
g) ustalenie i dopilnowanie przyjęcia na piśmie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

5. Spis z natury środków pieniężnych polega na liczeniu wszystkich monet i banknotów „luzem” oraz rulonów bilonu i spaczkowanych banknotów w następujący sposób:

•  jeżeli bilon i banknoty znajdują się luzem, liczy się wszystkie sztuki;
• gdy bilon jest częściowo spaczkowany w oryginalne, pochodzące z banku rulony, to rulony bilonu liczy się na sztuki, ale wyrywkowo otwiera się wybrane rulony w celu stwierdzenia, czy znajdują się w nich właściwe monety.

6. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków zespołu i kasjera, a w przypadku przekazywania kasy – przez osobę przyjmującą i przekazującą. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera.

7. Protokół inwentaryzacji otrzymują:

• oryginał – główny księgowy (skarbnik),
• pierwszą kopię – osoba zdająca kasę,
• drugą kopię – osoba przyjmująca kasę.

W zakładce „przydatne dokumenty” znajdziecie Państwo dokumenty, które niezbędne są do przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.