Najczęściej rok obrotowy spółki prawa handlowego pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Nie ma jednak przeszkód, aby wspólnicy w umowie lub statucie zdecydowali się na wybór innego, trwającego 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych okresu. Polski prawodawca, w odróżnieniu od regulacji innych państw, nie ogranicza częstotliwości zmiany roku obrotowego spółek. W przypadku spółek podlegających ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych przyjęty rok obrotowy stosowany jest także dla celów podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) przez rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres można połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. Pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy. W praktyce oznacza to, że może on trwać od 13 do 23 miesięcy.

Charakter wpisu do KRS
Postanowienia dotyczące określenia roku obrotowego spółki powinny być zawarte w umowie lub statucie spółki. Wszelkie zmiany w tym zakresie wymagają zatem zmiany umowy lub statutu spółki. Zmiana roku obrotowego spółki jawnej, spółki partnerskiej oraz spółki komandytowej następuje z chwilą zmiany umowy – wpis zmiany umowy do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ma jedynie charakter deklaratywny.
Zmiana roku obrotowego spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej wymaga natomiast nie tylko odpowiedniej modyfikacji umowy lub statutu spółki, ale także wpisu do rejestru, który w tym przypadku ma charakter konstytutywny.

Jak dokonać zmiany
Zakres formalności związanych ze zmianą roku obrotowego zależy od rodzaju i typu spółki.
Zmiana roku obrotowego spółki jawnej oraz spółki partnerskiej dokonywana jest w trybie zmiany umowy spółki. Zgodnie z regulacjami Kodeksu spółek handlowych wymaga to zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wpis zmiany umowy spółki jawnej oraz zmiany umowy spółki partnerskiej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ma jedynie charakter deklaratywny.

Zmiana roku obrotowego spółki komandytowej również dokonywana jest w trybie zmiany umowy spółki komandytowej, ale w tym przypadku wymagana jest forma aktu notarialnego. Wpis zmiany umowy do rejestru ma charakter deklaratywny.
Zmiana roku obrotowego spółki komandytowo-akcyjnej dokonywana jest w trybie zmiany statutu spółki. Wymaga to podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie. Uchwała taka musi zostać zamieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Do skutecznej zmiany roku obrotowego konieczny jest  również wpis do rejestru, ponieważ w przypadku zmiany statutu spółki komandytowo-akcyjnej w tym zakresie ma on charakter konstytutywny.
Zmiana roku obrotowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dokonywana jest w trybie zmiany umowy spółki, która wymaga uchwały wspólników zamieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza oraz wpisu do rejestru (ma charakter konstytutywny). Podobnie jest w przypadku zmiany roku obrotowego spółki akcyjnej. Jest ona dokonywana w trybie zmiany statutu spółki. Wymagana jest uchwała walnego zgromadzenia zamieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza oraz wpis do rejestru.

Obowiązek zawiadomienia urzędu skarbowego
Należy również pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów podatkowych. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.), w przypadku zmiany roku podatkowego spółki podlegającej ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, o zmianie roku podatkowego należy zawiadomić właściwy urząd skarbowy w terminie 30 dni, licząc od dnia zakończenia ostatniego roku podatkowego.

Na początku można połączyć księgi
Jeśli spółka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to może ona połączyć księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny.  Oznacza to, że w takim przypadku pierwszy rok obrotowy spółki będzie dłuższy niż 12 miesięcy. Spółka nie ma jednak obowiązku skorzystania z tego rozwiązania.

Autor:

Beata Borowy, radca prawny w kancelarii KNDP Kolibski Nikończyk Dec i Partnerzy Specjalizuje się w prawie gospodarczym, cywilnym, korporacyjnym, prawie pracy oraz prawie autorskim. Uczestniczyła w  projektach prywatyzacyjnych, prowadziła duże projekty inwestycyjne, tj. budowa portu lotniczego, budowa autostrady. Obsługiwała przedsiębiorców, w tym banki, podmioty działające na rynku ubezpieczeń oraz jednostki samorządu terytorialnego. Przez kilka lat obsługiwała jednego z wiodących operatorów telefonii komórkowej. Posiada doświadczenie procesowe zdobyte w prowadzonych postępowaniach sądowych. Prowadziła zajęcia z zakresu prawa handlowego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie oraz w Europejskiej Wyższej Szkole Prawa i Administracji w Warszawie. Jest współautorem komentarza do ustawy Kodeks spółek handlowych pod red. r. pr. Zbigniewa Jary, Wydawnictwo  C.H.Beck.