Zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 30 kwietnia 2011 r. w sprawie wnoszenia opłat elektronicznych i ich rozliczania oraz przekazywania opłat elektronicznych i kar pieniężnych na rachunek Krajowego Funduszu Drogowego (Dz. U. nr 91, poz. 524) użytkownik drogi może wybrać jedną z dwóch form wnoszenia opłaty elektronicznej, tj.:
- przedpłatę lub
- płatność okresową z zabezpieczeniem.
Jeśli korzystający z dróg krajowych zdecyduje się na korzystanie z drugiej możliwości opłat czyli płatności okresowych to konieczne będzie ustanowienie przez użytkownika drogi zabezpieczenia w formie:
- pieniężnej,
- gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej albo
- poręczenia udzielanego przez inny podmiot.
Rozliczenie opłaty elektronicznej wnoszonej w formie płatności okresowej z zabezpieczeniem następuje nie rzadziej niż raz w miesiącu.
Na podstawie dokumentu informującego o wysokości naliczonej opłaty, wystawionego przez pobierającego tę opłatę Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA) należy w księgach rachunkowych zapisać:
- Wn Podatki i opłaty
- Ma Pozostałe rozrachunki – rozliczenie opłaty za przejazd na drogach krajowych
Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję wg układu funkcjonalnego to następnie przeksięgowuje:
- Wn Koszty działalności transportowej
- Ma Rozliczenie kosztów
Dokonanie zapłaty ujmowane jest
- Wn Pozostałe rozrachunki – rozliczenie opłaty za przejazd na drogach krajowych
- Ma Rachunek bankowy
Zgodnie z przepisami dokument przygotowywany przez GDDIK jest przekazywany użytkownikowi w terminie trzech dni roboczych po zakończeniu miesiąca , w którym użytkownik korzystał z sieci dróg krajowych objętych opłatą elektroniczną.
Użytkownik jeśli zdecyduje się na taka formę rozliczeń będzie on posiadał w systemie konto z odroczoną płatnością (post-pay), do którego może być przypisany jeden lub więcej pojazdów. W przypadku takiego konta saldo konta obejmuje sumę należności, które powinny być uregulowane za pojazdy zarejestrowane w ramach konta pod koniec określonego w umowie okresu rozliczeniowego.
