W ocenie doktryny prawa podatkowego przeważa pogląd, że nie jest to postępowanie prawidłowe, gdyż istotne jest przede wszystkim to, czy dany wydatek został rzeczywiście poniesiony¹. Niejednolite jest jednak w tym zakresie orzecznictwo sądowe.

Zasady dokumentowania wydatków

Zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych² (dalej: ustawa CIT), jak i ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych³ (dalej: ustawa PIT), nie określają sposobu dokumentowania poniesionych wydatków. Przepisy te stanowią jedynie, że podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej (ksiąg rachunkowych lub odpowiednio podatkowej księgi przychodów i rozchodów), zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.

Tymi odrębnymi przepisami dla podmiotów prowadzących ewidencje rachunkowe (księgi rachunkowe)  są przepisy ustawy o rachunkowości⁴, a dla podmiotów prowadzących księgi  podatkowe – rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów⁵ (dalej: rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi).

Dokumentowanie poniesionych wydatków jako warunek ich uznania za koszt uzyskania przychodów – stanowisko organów podatkowych

Problematyka dokumentowania wydatków na tle przepisów prawa podatkowego wywołuje liczne spory między podatnikami a organami podatkowymi. Organy podatkowe co do zasady stoją na stanowisku, iż uznanie wydatków za koszt uzyskania przychodów uzależnione jest od udokumentowania ich zgodnie z  przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi.  Jako podstawę prawną takiego stanowiska przywoływane są  odpowiednio przepisy art. 9 ust. 1 ustawy CIT i art. 24a ustawy PIT⁶.

Zauważyć jednak należy, że przepisy te nie zawierają odniesienia do przepisów definiujących koszty uzyskania przychodów⁷. W tym miejscu warto przywołać przepisy ogólnego prawa podatkowego w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej⁸ jako dowód w postępowaniu należy dopuścić wszystko, co  może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe. Nie jest to katalog zamknięty, podatnik może zatem powoływać wszelkie dostępne, prawnie dopuszczalne dowody…

1) tak np.  w: Podatek dochodowy od osób prawnych – red. J. Marciniuk, CH Beck, Warszawa 2009, s. 132 i n.
2) art.9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54,poz. 654 z późn. zm.),
3) Art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r.  Nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
4) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, po. 1241 z późn. zm.),
5) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.),
6) por. np. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 26.11.2010 r. nr ITPB1/415-872/10/MR i Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27.05.2011 r. nr ILPB1/415-273/11-4/AO (http://sip.mf.gov.pl),
7) por. art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
8)art. 180 i art. 181 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.),