Narzędziem pozwalającym na urealnienie zapisów jest inwentaryzacji. Inwentaryzacja to szereg czynności, których celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na określony moment (dzień) i porównanie tego stanu ze stanem księgowym. W przypadku inwentaryzacji w drodze weryfikacji można zaryzykować stwierdzenie, że jest to najprostsza z metod, gdyż nie wymaga współpracy osób trzecich (nie ma uzyskania potwierdzeń od podmiotów zewnętrznych, nie występuje też potrzeba przeprowadzania spisu z natury i współpracy z osobami materialnie odpowiedzialnymi za powierzone mienie). Jednak w opinii autora inwentaryzacja drogą weryfikacji jest najtrudniejszą, gdyż wiele aspektów działalności jednostki sprawdzane są wyłącznie poprzez analizę dokumentacji, w której często brak „twardych dowodów” na stwierdzenie niezgodności.
Najbardziej charakterystycznym składnikiem majątku jednostki, który inwentaryzowany jest metodą weryfikacji to wartości niematerialne i prawne. W przypadku tych składników nie jest możliwe zastosowanie innej metody inwentaryzacyjnej zwłaszcza spisu z natury, gdyż nie podlegają one pomiarowi poprzez np.: przeliczenie, zmierzenie, zważenie itp. W przypadku inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych składników środków trwałych przeprowadzanej metodą weryfikacji obowiązuje roczna częstotliwość. Weryfikacji sald dokonuje się celu stwierdzenia, czy posiadane są właściwe dokumenty potwierdzające istnienie określonego składnika oraz czy jest on wiarygodnie i rzetelnie wyceniony.
Bardzo trudnym zadaniem jest również inwentaryzacja należności wątpliwych jednostek budżetowych oraz należności od osób fizycznych. Należności wątpliwe to należności, do których występują wyraźne przesłanki świadczące o braku możliwości ich odzyskania przez jednostkę. W tym przypadku inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda jest często nieskuteczna, gdyż zazwyczaj dłużnicy mający problemy finansowe nie odsyłają żadnej korespondencji związanej z ich zobowiązaniami. Weryfikacja polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i przedstawieniu realnej wartości tych składników. Ważnym jest również, aby zweryfikować prawidłowość odpisów aktualizujących.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
zobacz również:
