Należy jednak pamiętać, że w procesie ewidencyjnym uczestniczą wszyscy pracownicy jednostki, gdyż nie jest możliwe, aby wszystkie czynności wynikające z obowiązków formalnych dyktowanych przez ustawę o rachunkowości wykonywane były przez pracowników komórek finansowo – księgowych. Przykładem takiego obowiązku jest kontrola merytoryczna dowodów księgowych, która wykonywana jest najczęściej poza komórkami finansowymi, wyjątkiem w tym zakresie są dowody związane z funkcjonowaniem działu księgowości (np. faktura za usługi szkoleniowe pracowników księgowości), które w całości są kontrolowane w tym dziale.
Kontrola merytoryczna dowodów księgowych nie jest zajęciem szczególnie trudnym jest jednak kluczowa w procesie ewidencyjnym, gdyż fakt zaistnienia tej kontroli potwierdza faktyczne zaistnienie udokumentowanej operacji, dodatkowo jest potwierdzeniem jej zasadności i celowości dla funkcjonowania jednostki. Złożenie podpisu w ramach kontroli merytorycznej jest przejawem powzięcia odpowiedzialności za treść dokumentu oraz najczęściej potwierdzenie zasadności wydatkowanych środków. Kontrolę merytoryczną muszą więc wykonywać kierownicy komórek merytorycznych lub pracownicy przez nich wyznaczeni, gdyż tylko oni mają odpowiednią wiedzę merytoryczną, aby potwierdzić czy np. zafakturowane zadanie zostało wykonane zgodnie z zawartą wcześniej umową.
Zakończenie roku obrotowego jest okresem nasilonych prac zarówno dla pracowników pionu księgowego jak i komórek merytorycznych. Zwłaszcza w komórkach merytorycznych trwają często intensywne prace związane ze sprawdzaniem zaplanowanych zadań jak również kontroli wydatkowania środków przeznaczonych na te zadania. Często dochodzi do manipulacji związanych z wydatkowaniem środków, które w przypadku niewydatkowania, zgodnie z zasadami muszą zostać zwrócone do jednostki nadrzędnej. Manipulacje związane są z wymuszaniem na wykonawcach wystawiania faktur np. na roboty, które nie zostały jeszcze wykonane. Potwierdzenie zaistnienia takiej operacji jest w tym przypadku przekroczeniem ustawy o rachunkowości jak i dyscypliny finansów publicznych i w przypadku ujawnienia kończy się wyrokiem skazującym.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
zobacz również: