Dowód OT dokumentuje zarówno przychód nowych środków trwałych z zakupu, jak i środków trwałych używanych, wytworzonych we własnym zakresie, a także ulepszonych.
Z zasady podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią:
Z zasady podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią:
- przy zakupie: faktura VAT dostawcy lub rachunek wraz z protokołem odbioru technicznego,
- w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji: zestawienie zbiorcze spisu z natury z wyciągiem z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych przez zakładową komisję inwentaryzacyjną, zawierającą wartość inwentarzową ujawnionego środka,
- w sytuacji wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie: dokumentacja inwestycyjna,
- w przypadku nieodpłatnego nabycia: umowa darowizny, umowa spadku.
Art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości wymaga:
Wymóg uor | Opis |
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego | Wpisuje się tu nazwę – przyjęcie środka trwałego oraz symbol – OT, numer dowodu, umożliwiający w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny oznaczyć dokument, zgodnie z metodą numeracji przyjętą w jednostce (w przypadku druków akcydensowych) lub w systemie komputerowym w module Środki trwałe. |
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej | W tym w odniesieniu do wystawcy widnieje nazwa jednostki, w której wystawia się OT i jej dokładny adres. Można również przybić pieczątkę jednostki. Druga strona operacji gospodarczej to komórka organizacyjna, która będzie wykorzystywała ten środek trwały w działalności. |
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; | Nazwa środka trwałego – powinno się tu także umieścić atrybuty określające składnik majątkowy środka trwałego czyli dokładną i pełną nazwę środka trwałego wraz z jego charakterystyką np. numerem fabrycznym, cechami użytkowymi czy technicznymi. Chodzi o to, aby w przyszłości nie było wątpliwości dotyczących identyfikacji tego składnika Należy także umieścić wartość środka trwałego. |
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu | Data dokonania przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Warto podkreślić, iż pod tą datą powinien być on wpisany do ewidencji środków trwałych. |
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano, lub od której przyjęto składniki aktywów | Nie można w przypadku OT skorzystać z możliwości zastąpienia tych podpisów znakami umożliwiającymi identyfikację tych osób zgodnie z art. 21 ust 4 uor. Podpisują się: pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce, pracownik, któremu przekazano środek trwały w celu sprawowania nad nim kontroli (użytkownik środka trwałego). |
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych | Należy tu wskazać miesiąc oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W świetle art. 21 ust 1a uor można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. |
Powyższe wymogi wynikają wprost z ustawy o rachunkowości. Jest jednak jeszcze szereg informacji, które dodatkowo umieszcza się na dowodzie OT.