Co powinien zawierać dowód OT

Dowód OT dokumentuje zarówno przychód nowych środków trwałych z zakupu, jak i środków trwałych używanych, wytworzonych we własnym zakresie, a także ulepszonych.
Z zasady podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią:

  • przy zakupie: faktura VAT dostawcy lub rachunek wraz z protokołem odbioru technicznego,
  • w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji: zestawienie zbiorcze spisu z natury z wyciągiem z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych przez zakładową komisję inwentaryzacyjną, zawierającą wartość inwentarzową ujawnionego środka,
  • w sytuacji wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie: dokumentacja inwestycyjna,
  • w przypadku nieodpłatnego nabycia: umowa darowizny, umowa spadku.

Art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości wymaga:

 Wymóg uor  Opis
 określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego  Wpisuje się tu nazwę – przyjęcie środka trwałego oraz symbol – OT,
numer dowodu, umożliwiający w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny oznaczyć dokument, zgodnie z metodą numeracji przyjętą w jednostce (w przypadku druków akcydensowych) lub w systemie komputerowym w module Środki trwałe.
 określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej  W tym w odniesieniu do wystawcy  widnieje nazwa jednostki, w której wystawia się OT i jej dokładny adres. Można również przybić pieczątkę jednostki.
Druga strona operacji gospodarczej to komórka organizacyjna, która będzie wykorzystywała ten środek trwały w działalności.
 opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;  Nazwa środka trwałego – powinno się tu także umieścić atrybuty określające składnik majątkowy środka trwałego czyli dokładną i pełną nazwę środka trwałego wraz z jego charakterystyką np. numerem fabrycznym, cechami użytkowymi czy technicznymi. Chodzi o to, aby w przyszłości nie było wątpliwości dotyczących identyfikacji tego składnika Należy także umieścić wartość środka trwałego.
 datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu  Data dokonania przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Warto podkreślić, iż pod tą datą powinien być on wpisany do ewidencji środków trwałych.
 podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano, lub od której przyjęto składniki aktywów  Nie można w przypadku OT skorzystać z możliwości zastąpienia tych podpisów znakami umożliwiającymi identyfikację tych osób zgodnie z art. 21 ust 4 uor.
Podpisują się:
pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce,
pracownik, któremu przekazano środek trwały w celu sprawowania nad nim kontroli (użytkownik środka trwałego).
 stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych  Należy tu wskazać miesiąc oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
W świetle art. 21 ust 1a uor można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Powyższe wymogi wynikają wprost z ustawy o rachunkowości. Jest jednak jeszcze szereg informacji, które dodatkowo umieszcza się na dowodzie OT.

Dodaj komentarz