Możliwość stosowania faktur elektronicznych została jednak przez prawodawcę uzależniona od spełnienia szeregu wymogów.

Jednym z warunków koniecznych do spełnienia w przypadku korzystania z możliwości przesyłania faktur w formie elektronicznej jest wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Prawodawca w nowej regulacji, w przeciwieństwie do wcześniej obowiązującego stanu prawnego, nie podaje wyczerpującego katalogu środków mogących zagwarantować autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury. Wskazuje natomiast, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane m.in. w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

Pojawia się zatem zasadnicze pytanie, czy dopuszczalne jest wystawianie faktur w formie elektronicznej, a następnie przesyłanie ich emailem w postaci pliku o tak popularnych formatach jak „PDF” lub „.doc”, bez jednoczesnego stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI)…