Z uor nie wynika możliwość aktywowania, jako elementu składowego na przykład spodziewanych w przyszłości nakładów na remont czy kosztów demontażu składnika aktywów. Są one ujmowane w księgach rachunkowych dopiero w przypadku ich poniesienia. I w zależności od okoliczności cech takich nakładów stanowią koszt okresu albo ewentualnie podlegają rozliczeniu w czasie. Decydujący jest tu charakter prac i ich przeznaczenie a nie wartość poniesionych nakładów.

Przepisy prawa bilansowego nie zawierają definicji remontu. Z kolei w myśl art. 3 pkt 8 ustawy – Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. nr 243, poz. 1623 ze zm.), remontem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. Będzie to, zatem wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego funkcji. Ten odtworzeniowy charakter przesądza, iż nakładów poniesionych na remont środka trwałego nie odnosi się na zwiększenie jego wartości początkowej. Zalicza się je do kosztów działalności operacyjnej.

Przykład
W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 ewidencja kosztów remontu środka trwałego służącego działalności produkcyjnej otrzymano fakturę za prace remontowe, które mają przywrócić dotychczasową funkcjonalność środka trwałego na 25.000 netto, 5750 VAT, Brutto 30750zł.

Ujęto fakturę następująco

• Wn Rozliczenie zakupu 25.000 zł
• Wn VAT naliczony 5.750zł
• Ma Rozrachunki z dostawcami 30750 zł

PK Rozliczenie w koszty

• Wn Usługi obce 25.000 zł
• Ma Rozliczenie zakupu 25.000 zł

oraz równocześnie

• Wn Koszty wydziałowe
• Ma Rozliczenie kosztów

Gdyby w ocenie jednostki koszty remontu tego środka trwałego były istotne i ich jednorazowe odniesienie w koszty w roku poniesienia znacząco wpłynęło na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, to wtedy może ona zdecydować o ich rozliczaniu w czasie. Tak się dzieje najczęściej w przypadku remontów kapitalnych, które umożliwiają dalsza eksploatację środka trwałego oraz wydłużają czas jego użytkowania.

Ewidencja tych kosztów w księgach, przy założeniu, iż nakłady będą rozliczane przed 5 lat mogłaby wtedy przebiegać zapisami:
Zarachowanie kosztów remontu:

• Wn Usługi obce 25.000
• Ma Rozliczenie zakupu 25.000 zł

oraz równocześnie zakwalifikowanie kosztu do rozliczenia w czasie

• Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów 25.000zł
• Ma Rozliczenie kosztów 25.000

Odpis części kosztu przypadającej na bieżący okres:

• Wn Koszty wydziałowe
• Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

A zatem poniesione nakłady o charakterze remontowym nie są rozpoznawane w wartości początkowej środka trwałego zgodnie z ustawą o rachunkowości.