Zasady otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych, w tym szczególne przypadki, w którym należy takich operacji dokonywać, zostały określone w art. 12 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim księgi rachunkowe otwiera się:
- na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
- rachunkowości traktowane jest w tym przypadku jak rozpoczęcie działalności.
- na początek każdego następnego roku obrotowego,
- na dzień zmiany formy prawnej,
- na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
- na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Z kolei zamknięcie ksiąg rachunkowych dokonywane jest:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.
Otwarcie ksiąg rachunkowych następuje w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń, natomiast zamknięcie – nie później niż w ciągu 3 miesięcy. W przypadku sporządzenia sprawozdania finansowego otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje nie później niż w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Jeżeli spółka zamyka księgi to sporządzenia sprawozdania finansowego jest obligatoryjne, na co wskazuje art. 45 ustawy o rachunkowości.
