Nie ma potrzeby podwyższania ceny nabycia składnika majątkowego wyrażonej na fakturze. Cna wyrażona na fakturze jest ceną rynkowa, cena jaka jest stosowana przez sprzedawcę w transakcjach nie tylko z jedną jednostką. Definicja ceny nabycia zawarta została w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Jest to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Zatem cena zakupu wyrażona na fakturze spełnia ww. wymogi. A po uwzględnieniu kosztów bezpośrednio związanych z zakupem można ustalić cenę nabycia.
Jeżeli nabyty telefon, GPS lub inne urządzenie spełnia definicję środka trwałego, określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, może zostać ujęty w ewidencji środków trwałych.
Przypomnijmy, iż do środków tych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Niska wartość początkowa nie jest przeszkodą do uznania składnika majątku za środek trwały.
W takim przypadku wartość początkową takiego środka trwałego w cenie nabycia określonej w art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, tj. cenie zakupu obejmującej kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku VAT, m.in. obniżonej o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia, należy ująć w księgach rachunkowych w dacie przyjęcia do używania zapisem:
- – Wn Środki trwałe,
- – Ma Rozliczenie zakupu.
Odpisów amortyzacyjnych w przypadku tak niskocennego środka trwałego można dokonać jednorazowo, na co zezwala art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości.
Taki niskocenny składnik majątkowy można też odnieść bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej. Jeśli oczywiście takie rozwiązanie dopuszczają zasady (polityka) rachunkowości jednostki. W takim przypadku koszt zakupu telefonu (wartość netto) można zaksięgować w momencie przekazania do używania obciążając konto Zużycie materiałów lub konto zespołu 5.
Warto podkreślić, iż dla celów kontrolnych zaleca się obejmowanie niskocennych składników majątku odpisanych w koszty a pozabilansową ewidencją ilościową. Mimo że żadne przepisy nie nakazują prowadzenia takiej ewidencji, może ona zapobiec powstaniu nadużyć.
