Podatnik zapisując na dysku wystawione przez siebie e-faktury w formie pliku, w formacie w którym zostały wysłane przechowuje je w sposób prawidłowy.
Zaznaczyć należy, iż stosownie do treści § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119) faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Natomiast na mocy § 4 cytowanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
– bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub,
– poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
W tym miejscu należy zaznaczyć, iż zasadniczym wymogiem wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. jest zachowanie integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności. Natomiast zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.
Wobec powyższego stwierdzić należy, iż podatnik zapisując w swoim archiwum na dysku wystawione przez siebie faktury w formie pliku, w formacie w którym zostały wysłane i jednocześnie zapewniając organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tego archiwum, wypełnia wymagania wynikające z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.
