1. Podstawy prawne:
a) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.),
b) Dział piąty Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. Nr 21 z 1998 r. poz. 94 z późn. zm.),
c) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 roku w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (tekst jednolity Dz. U.  z 1996 r. Nr 143, poz. 662),
d) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 roku w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663),
e) obowiązujące w jednostce zasady (polityka) rachunkowości i zakładowy planu kont.

2. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
a) „pole spisowe” – jednostka organizacyjna lub ich zespół, który posiada odrębnie zaewidencjonowany majątek w księdze inwentarzowej,
b) kierownik jednostki – osoba uprawniona do zarządzania jednostką,
c) aktywa – kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych,
d) aktywa trwałe – rozumie się przez to aktywa jednostki, które nie są zaliczane do aktywów obrotowych (wartości niematerialne i prawne, środki trwałe, należności długoterminowe, inwestycje długoterminowe) ,
e) aktywa obrotowe – to ta część aktywów rzeczowych i finansowych, która jest przeznaczona do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego oraz należności krótkoterminowych, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego (zapasy, inwestycje krótkoterminowe – środki pieniężne w kasie i na rachunkach, udziały, akcje i inne papiery wartościowe),
f) zapasy zbędne (niechodliwe), które w danej jednostce nie znajdują zastosowania,
g) zapasy nadmierne – zapasy o pełnej przydatności dla danej jednostki, lecz zgromadzone w nadmiernej ilości.

3. Przedmiotem Instrukcji w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów jest omówienie ogółu czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów wykazywanych w sprawozdaniu finansowym oraz aktualizacji ich wartości.

W pojęciu „inwentaryzacja” mieszczą się następujące czynności:
a) ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,
b) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników majątkowych,
c) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
d) wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,
e) weryfikacja ksiąg rachunkowych i doprowadzenie ich danych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
f) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych z powierzonego im mienia,
g) ocena gospodarczej przydatności i wartości użytkowej posiadanych przez jednostkę składników majątkowych,
h) dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem, kradzieżą z włamaniem, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi,
i) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki takim, jak gromadzenie zapasów zbędnych, nadmiernych i niepełnowartościowych oraz powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza niedoborów i szkód.

W celu przeprowadzenia prawidłowej, rzetelnej i wiarygodnej inwentaryzacji należy przestrzegać niżej wymienionych zasad:

a) zasadę terminowości i częstotliwości – polegającą na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwiających w sposób harmonijny przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych,
b) zasadę podwójnej kontroli – polegającą na pomiarze składników majątkowych przez dwie osoby w celu wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu i uzyskaniu pewności, że składniki majątkowe zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym – dotyczy inwentaryzacji zapasów magazynowych,
c) zasadę tzw. „zamkniętych drzwi” – polegającą na dokonywaniu spisu , o ile to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się obrotu magazynowego,
d) zasadę „rzetelnego obrazu” – polegającą na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów poprzez dokładne pomiary, identyfikację nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej i użytkowej,
e) zasadę kompletności i kompleksowości – polegającą na objęciu spisem wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nieobjętych tą ewidencją,  a będących na stanie. Ma ona zastosowanie szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych,
f) zasadę kolejnych czynności – polegającą na określeniu kolejnych prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia go w czasie,
g) zasadę zaskoczenia – polegającą na przeprowadzeniu spisu w momencie nieoczekiwanym, szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki                           w kasie,
h) zasadę uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej – polegającą na tym, że w spisie z natury powinna uczestniczyć osoba odpowiedzialna za powierzone jej mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. choroba) może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną, a jeśli nie jest to możliwe, to skład komisji należy poszerzyć do co najmniej trzech osób, z których jedna powinna reprezentować interesy osoby odpowiedzialnej materialnie,
i) zasada komisyjności – polegającą na przeprowadzaniu spisów z natury przez co najmniej  2 osoby, co zwiększa wiarygodność i niepodważalność takich spisów,
j) zasada fachowości komisji spisowej – polegającą na dobieraniu do zespołów spisowych osób fachowych, znających gospodarkę magazynową, a także wykazujących się znajomością asortymentową spisywanych składników.