Faktury elektroniczne obligatoryjne dla zamawiającego i wykonawcy w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych

26. listopada 2018roku wejdą w życie przepisy zobowiązujące zamawiających (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych.  

Zamawiający to osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. W szczególności będą to jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych lub państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Nowe regulacje prawne obejmą także przedsiębiorców. Od 1. listopada 2020 roku wykonawcy (dostawcy towarów i usług) zamówień publicznych będą mieć również obowiązek wystawienia faktur elektronicznych.

Nie chodzi tu jednak o zwykłą fakturę elektroniczną jaką definiujemy w oparciu o ustawę o podatku od towarów i usług. Faktura elektroniczna w rozumieniu omawianej nowelizacji  będzie nosiła miano elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Elektroniczne faktury ustrukturyzowane są to takie faktury, które pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez pracy człowieka.  Zwykła e-faktura, np. w postaci obrazu graficznego (pliki PDF) lub dokumenty papierowe, wymagają udziału pracownika w procesie wprowadzania danych do systemu księgowego.

Głównym aktem prawnym, z którego wynika konieczność wdrożenia planowanych przepisów jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Przygotowywana ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych będzie zatem implementować przepisy unijne do polskiego prawa.

Aby wesprzeć w realizacji tego obowiązku stworzono portal efaktura.gov.pl, który jest częścią realizowanego przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania projektu „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych” (nr POPC.02.01.00-00-0047/16). Projekt jest finansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (Działanie 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”).

Instrumentem wdrożenia tego obowiązku będzie wykorzystanie funkcjonalności Platformy Elektronicznego Fakturowania wspierającej proces wdrożenia i realizacji obowiązku odbioru faktur elektronicznych przez administrację.

Jak informuje Ministerstwo celem głównym projektu jest wdrożenie obowiązkowego odbioru faktur elektronicznych przez administrację publiczną. Cel ten wynika z wypełnienia nałożonego na Polskę i inne kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązku wdrożenia Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Działania realizowane w projekcie oraz wytworzone produkty (przede wszystkim usługi ofertowane za pośrednictwem Platformy: zamawiania dostawy, awizowania dostawy, potwierdzania odbioru, fakturowania, wystawiania faktury korygującej, wystawiania noty księgowej, generowania raportów i zestawień dla władz publicznych) mają przyczynić się do poprawy dostępu do informacji publicznej w zakresie: realizacji zamówień publicznych, realizacji budżetu i zobowiązań podatkowych, działalności gospodarczej przedsiębiorstw, działalności sfery finansów publicznych.

Realizacja celu głównego projektu będzie oznaczała osiągnięcie stanu gotowości podmiotów publicznych do odbioru faktur elektronicznych zgodnych z wymaganiami Dyrektywy tj. spełniających wymagania ustrukturyzowanych formatów zgodnych ze standardami opublikowanymi przez Komisję Europejską jako standardy spełniające wymagania Normy Europejskiej. Osiągnięcie tego stanu wymaga dokonania zmian w sferze techniczno-organizacyjnej jednostek sfery publicznej.

Ostatecznie 26 listopada 2018 roku zamawiający w rozumieniu ustawy prawo o zamówieniach publicznych będą zobowiązani dostosować się do zmian w zakresie fakturowania.

Oznacza to z jednej strony przygotowanie merytoryczne pracowników do zmieniających się standardów, z drugiej zaś – przystosowanie systemów finansowo-księgowych do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych wystawianych przez wykonawców.

W praktyce zatem zamawiający będą musieli być pod koniec listopada 2018 roku przygotowani na sytuacje, w których wykonawca realizujący przedmiot zamówienia wyśle fakturę w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Dokument ten po wysłaniu przez wykonawcę zostanie automatycznie przetworzony przez system informatyczny zamawiającego , tzn. trafiając do systemu jako e-faktura zostanie rozpoznany i zweryfikowany.

Za przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń, jak również za informowanie o zmianach i wdrożenie platformy elektronicznego fakturowania odpowiedzialny jest Instytut Logistyki i Magazynowania w Poznaniu – Partner Ministerstwa Rozwoju.

Poniżej infografika przedstawiająca budowę i rozwój platformy e-fakturowania.

Źródło: efaktura.gov.pl

Autor:

Marcin Borkowski, Senior Associate, ADN Podatki Sp. z o.o.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *