Niejednolite jest w tym zakresie orzecznictwo sądowe.   Warto zatem zadbać o prawidłowe udokumentowanie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.  W niniejszym artykule przedstawiamy zasady prawidłowego dokumentowania wydatków przez podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych² nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków. Art. 9 ust. 1 tej ustawy stanowi jedynie, że podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.

Tymi odrębnymi przepisami dla podmiotów prowadzących ewidencje rachunkowe (księgi rachunkowe)  są przepisy ustawy o rachunkowości³,

Rodzaje dowodów poniesienia wydatków na podstawie ustawy o rachunkowości

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe dokumentują poniesione wydatki dowodami księgowymi („dowodami źródłowymi”), do których ustawa o rachunkowości⁴ zalicza:

• dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, umowy cywilnoprawne, wyciągi bankowe),
• dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (faktury VAT, rachunki, noty, deklaracje, weksle, czeki, polecenia przelewu),
• dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. KW, KP, listy płac, delegacje, protokoły szkód,  rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych).

Do dowodów księgowych zaliczyć należy również dokumenty, które nie wynikają bezpośrednio z dokonanych operacji gospodarczych. Są to:

• dowody zbiorcze, dokumentujące wiele jednorodnych dowodów źródłowych (polecenia księgowania, zestawienia dowodów) – z tym że dowody dokumentujące jednorodne  zdarzenia gospodarcze należy pojedynczo wymienić w dowodzie zbiorczym,
• dowody korygujące dokonane zapisy księgowe (noty księgowe, faktury korygujące VAT),
• dowody zastępcze,
• dowody rozliczeniowe, ujmujące dokonane już zapisy według innych kryteriów klasyfikacyjnych (np. rozdzielniki kosztów).

Szczególną rolę pełnią dowody zastępcze, wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dokumentu (dowodu źródłowego). Dowody te wystawiane są przez służby księgowe i zastępują dowody źródłowe do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego. Wystawiane są one celem zabezpieczenia kompletności ujęcia operacji gospodarczych. Zakres i warunki zastosowania tych dokumentów powinny być określone przez kierownika jednostki w zakładowym planie kont. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności…

1) tak np.  w: Podatek dochodowy od osób prawnych – red. J. Marciniuk, CH Beck, Warszawa 2009, s. 132 i n.
2) ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54,poz. 654 z późn. zm.),
3) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, po. 1241 z późn. zm.),
4) art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości,